أنواع أخطاء المحاسبة وكيفية الوقاية منها

الإغفال

خطأ الإغفال يحدث عندما يتم تجاهل عملية تمامًا في سجلات الشركة. قد تنسى إدخال عملية مصروف أو إدخال بيع منتج أو خدمة. من الصعب اكتشاف هذه العمليات. لذلك ، يجب عليك التأكد من وجود روتين قوي لإدخال هذه العمليات في الوقت المناسب.

أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لعدم إدخال هذه العمليات هو فقدان الوثائق (مثل فاتورة مورد). من المحتمل أن تفقد أو تضيع هذه الوثائق الداعمة إذا قمت بإدخالها في نظام البرامج المحاسبية في الوقت المناسب بأسرع ما يمكن.

العكس

خطأ العكس يحدث عندما يتم إدخال عملية يجب أن تكون قيدًاً مدينًا على أنها قيدًاً دائنًا. على سبيل المثال ، قد تقوم بإدخال فاتورة كدفعة أو استرداد. لن تلاحظ هذا الخطأ في رصيد التجربة الخاص بك لأن رصيد الميزانية سيكون لا يزال متوازنًا.

المبدأ

خطأ المبدأ يحدث عندما يتم تطبيق مبدأ المحاسبة بطريقة خاطئة. قد تسجل الأصول كمصروفات. الأصول والمصروفات يتم تسجيلهما على حد سواء في الدفتر كمدين ، لذا يعتبر هذا خطأ تقني.

العمولة

خطأ العمولة يحدث عند إدخال عملية إلى فئة صحيحة ولكن إلى دفتر فرعي خاطئ. على سبيل المثال، إذا قمت بتطبيق دفعة على فاتورة خاطئة. سيظهر رصيد الخاص بك في الميزان التجريبي المبلغ الصحيح المستحق من العميل ، ولكن سجلات العملاء الفرعية الفردية ستكون غير صحيحة.

الإدخال الفرعي

خطأ الإدخال الفرعي يحدث عندما يتم ارتكاب خطأ عند إدخال عملية. على سبيل المثال ، إذا قمت بإقراض عميل مبلغ 5000 دولار ولكنك قمت بإدخال 500 دولار فقط كقرض وسحب 500 دولار من حسابك النقدي ، فستجد أن هذا الخطأ ينتقل إلى الميزان التجريبي. سيكون الميزان التجريبي صحيحًا.

أحد أكثر الطرق شيوعًا لاكتشاف هذه الأخطاء هو إجراء المصالحات المحاسبية. باستمرار مع المثال السابق ، ستكتشف هذا الخطأ عندما تقوم بإجراء المصالحات المصرفية. ستجد أنك ستكون قصيرًا بمبلغ 4500 دولار من النقد في حسابك البنكي ، وستتمكن بعد ذلك من تصحيح الخطأ.

الوقاية

ستضطر إلى تطوير ضوابط داخلية وعمليات جيدة لكشف الأخطاء. على سبيل المثال ، سترغب في التأكد من أن جميع النماذج الخاصة بك متسقة حتى يتمكن الموظفون من دخول المعلومات في برنامج المحاسبة بانتظام. سترغب أيضًا في التأكد من أن لديك ما يكفي من الموظفين للتعامل مع العمل. سيؤدي عدم كفاية العمالة إلى تعب الموظفين ، مما قد يؤدي إلى تعب العاملين والعمل المستعجل وزيادة أخطاء المحاسبة.

الكشف

بينما سترغب في تطوير طرق لمنع الأخطاء في كل مرة ممكنة ، فإن الأخطاء المذكورة أعلاه ستحدث من وقت لآخر. لا يمكنك منع حدوث جميع الأخطاء. يجب عليك إجراء مصالحات مختلفة في نهاية الشهر وعند نهاية السنة للكشف عن العديد من الأخطاء حتى يمكن تصحيحها.

المصالحات المصرفية ، على سبيل المثال ، يجب إجراؤها شهريًا. قد تتم مصالحة الأصول الثابتة سنويًا فقط حتى تتأكد من أنك قد قمت بتسجيل المبلغ الصحيح للإهلاك.

ستجد أنه إذا بحثت عن طرق لمنع الأخطاء وكان لديك روتين لإجراء المراجعات والمصالحات لسجلاتك المحاسبية ، فإن عملك سيتم بسلاسة وسيقلل عدد أخطاء المحاسبة.

الأسئلة المتداولة

ما هي أخطاء الكتب؟

يعد “أخطاء الكتب” مصطلح آخر يشير عمومًا إلى أخطاء المحاسبة. يشير إلى أي أخطاء في دفاتر المحاسبة.

كيف يتم تصحيح أخطاء المحاسبة؟

طريقة تصحيح الخطأ ستعتمد على نوع الخطأ الذي حدث. في بعض الأحيان ، يمكن أن يكون الإصلاح بسيطًا مثل تصحيح خطأ طباعة في جدول بيانات قبل أن يلاحظه أي شخص آخر. في حالات أخرى ، قد تحتاج إلى إبلاغ الآخرين بالخطأ أثناء تصحيحه. على سبيل المثال ، إذا تم الإبلاغ عن خطأ كبير في البيان المالي الرسمي ، يجب عليك إعادة إصدار تلك الوثائق بتصحيح الأخطاء.

Source: https://www.thebalancemoney.com/difficult-accounting-error-detection-14081