يعتبر دفتر الأستاذ العام وثيقة محاسبية رئيسية تستخدم لتسجيل كل عملية محاسبية خلال فترة حياة عملك.
ما هو دفتر الأستاذ العام للأعمال؟
ينظم دفتر الأستاذ العام للأعمال ويلخص جميع المعاملات التجارية، والتي تستخدم لإنشاء القوائم المالية مثل الميزانية وقائمة الدخل. يتم تنظيم الأموال التي يكسبها وينفقها عملك في دفاتر فرعية، والتي تسمح لك بالتفريق بين أنواع مختلفة من المعاملات التجارية.
الدفتر العام مقابل دفتر الأستاذ العام
يعد الدفتر العام هو المكان الذي يحتفظ به العمل بسجل للمعاملات الفريدة وغير المتكررة التي لم يتم تحديدها في سجلات المحاسبة الأخرى مثل الشيكات أو الفواتير. أمثلة أخرى على إدخالات الدفتر العام تشمل:
- استهلاك الأصول
- مبيعات أصول الشركة
- الدخل من الفوائد والمصاريف
تُسجل المعاملات في الدفتر العام في قائمة مرتبة زمنيًا. هذه الأرقام غير متوازنة حتى يتم نقلها إلى الدفتر العام لإجراء حسابات رسمية.
ملاحظة: يمكنك استخدام برامج المحاسبة مثل Freshbooks و Quickbooks لإنشاء كل من دفتر الأستاذ العام والدفتر العام وإدخال المعاملات في نفس الوقت باستخدام قائمة منسدلة واحدة.
مكونات دفتر الأستاذ العام للأعمال
يصنف دفتر الأستاذ العام المعاملات ويلخصها في حسابات مختلفة. وتشمل بعض الحسابات الأكثر استخدامًا:
- الأصول: العناصر الملموسة أو غير الملموسة التي تضيف قيمة لعملك. وتشمل أمثلة على ذلك النقد والعقارات والعلامات التجارية والبراءات.
- الخصوم: الديون الحالية أو المستقبلية التي يدينها عملك لشركة أخرى أو بائع أو موظف. تشمل الخصوم الحالية عناصر مثل رواتب الموظفين والإيجار، بينما تشمل الخصوم المستقبلية القروض المصرفية أو خطوط الائتمان.
- الإيرادات: دخل العمل المستمد من بيع المنتجات والخدمات. تشمل مصادر الإيرادات الأخرى بيع الأصول والفوائد والعوائد أو أي رسوم أخرى يجمعها عملك من الأفراد أو الشركات الأخرى.
- المصروفات: المال الذي يدفعه العمل مقابل منتج أو خدمة. تشمل أمثلة على المصروفات الإيجار والمرافق والتأمين والسفر والوجبات.
كيفية بناء دفتر الأستاذ العام للأعمال
هناك بعض الخطوات الحاسمة التي يجب اتباعها لبناء دفتر أستاذ الأعمال السليم، والتي سنستعرضها أدناه.
إنشاء حسابات دفتر الأستاذ العام
يجب أن يكون لكل حساب صفحته الخاصة لتسهيل إضافة أو حذف الحسابات. قم بإنشاء جدول لكل حساب مع عناوين الأعمدة التالية:
- التاريخ
- رقم المرجع
- الوصف
- المدين أو الدائن (يعبر عنه برقم إيجابي أو سلبي)
ثم، قم بتعيين قيمة لكل حساب.
ملاحظة: قد يكون لبعض الحسابات رصيد صفر. على سبيل المثال، إذا كان لديك حساب مع مقاول محلي ولكنك لا تدين لهم حاليًا بخدمات، فسيحمل هذا الحساب رصيدًا صفرًا.
نقل المعاملات من الدفتر العام
قم بنقل المعاملات المالية من الدفتر العام إلى الحسابات المناسبة في دفتر الأستاذ العام بكل التفاصيل. تُسجل هذه المعاملات عادة يوميًا، وكما هو الحال مع الدفاتر العامة، ستكون لديك مدين ودائن لكل إدخالة.
ترقيم المعاملات
ضع رقم معاملة الدفتر في عمود رقم المرجع على حساب الدفتر العام. يجب نقل أي بيانات معاملة مهمة في الحساب إلى دفتر فرعي، مثل حسابات الدائنين أو حسابات المدينين. توفر الدفاتر الفرعية داخل كل حساب تفاصيل محددة للمعاملات وراء الإدخالات الموثقة في دفاتر الحسابات، مثل ما إذا تم تسجيلها بالمدين أو الدائن نقدًا أو بواسطة حسابات الدائنين أو حسابات المدينين. قد تحتوي أيضًا على معلومات حول تواريخ المعاملات والوصف، وكذلك المبالغ المفوترة أو المدفوعة أو المستلمة.
ملاحظة: إذا كنت تستخدم طريقة المحاسبة المزدوجة، تأكد من توازن المدينين والدائنين الخاصين بك. استخدم المعادلة التالية للتأكد من توازن الدفاتر بشكل صحيح:
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية (المبلغ المتبقي بعد خصم الخصوم من الأصول وكذلك المبلغ الذي قام المالك بالاستثمار في العمل)
إذا لم تكن الأصول التي سجلتها تساوي قيمة الخصوم بالإضافة إلى حقوق الملكية الخاصة بك، فيجب تحليل أرصدة الحساب الخاص بك وتصحيحها لتجنب عدم الدقة في القوائم المالية الخاصة بك. يحتوي كل حساب في دفتر الأستاذ العام إما على رصيد مدين أو دائن. عند جمع هذه الأرصدة معًا، يجب أن يكون النتيجة النهائية صفر لأنها تعوض بعضها البعض.
عند استلام الإيرادات، يتم تسجيل النقد بالمدين؛ عند دفع المصروفات، يتم تسجيل النقد بالدائن. على سبيل المثال، افترض أنك قمت بشراء أثاث مكتبي لعملك بتكلفة 1000 دولار، وقمت بدفعه من حسابك الجاري. ستقوم بتسجيل حساب المصروفات بالمدين وحساب الشيكات بالدائن على النحو التالي:
[مدين] مصروفات الأثاث المكتبي 1000 دولار
[دائن] حساب الشيكات (1000 دولار)
لماذا تحتاج الشركات إلى دفتر الأستاذ العام؟
يعد دفتر الأستاذ العام وثيقة محاسبية أساسية لأنه يشكل أساس القوائم المالية الخاصة بك، والتي تعتمد على البيانات المجمعة في الدفتر. يجعل وجود قائمة بالمصروفات والإيرادات في مكان واحد أيضًا من السهل تقديم الإقرارات الضريبية.
بالإضافة إلى ذلك، عند التقدم بطلب للحصول على قرض تجاري، سيطلب المقرضون بالتأكيد سجلات مالية لتقييم مخاطر الائتمان الخاصة بك. يعطي دفتر الأستاذ العام المقرضين فكرة عن نسبة الديون إلى حقوق الملكية الخاصة بك ومقاييس أخرى مهمة. في حالة تدقيقك من قبل مصلحة الضرائب، يجعل دفتر الأستاذ العام من السهل عليك التحضير للتدقيق لأن لديك سجلاتك المالية في مكان واحد.
أخيرًا، يحتوي دفتر الأستاذ العام على مزيد من المعلومات من القوائم المالية الخاصة بك. في حالة زيادة المصروفات أو انخفاض الربحية بشكل غير متوقع، يمكن أن يساعد استشارة دفتر الأستاذ العام ومراجعة إدخالات الدفتر في كشف الاحتيال أو أخطاء المحاسبة أو أي اختلافات أخرى.
مثال على دفتر الأستاذ العام للأعمال
عند تسجيل معاملة من الدفتر العام في دفتر الأستاذ العام، يتكون كل إدخال في الدفتر العام من جزئين: مدين ودائن. يجب أن يتم سرد أي مبالغ مدينة على الجانب المدين (اليسار) من الحساب المعني، ويجب تسجيل الدائن في الجانب الدائن (اليمين) من الحساب المعني، ولهذا السبب يظهر مرتين في دفتر الأستاذ العام. فيما يلي مثال سريع:
| التاريخ | رقم المعاملة | مدين | دائن |
|---|---|---|---|
| 09/09/21 | مخزون 001 | $5,000 | $5,000 |
| 09/09/21 | نقد | $5,000 | $5,000 |
الأسئلة المتكررة (FAQs)
كيف يمكنني تصفية حسابات الأموال المستحقة في دفتر الأستاذ العام؟
تمثل الأموال المستحقة المال الذي يستحقه عملك عن السلع أو الخدمات التي تم تسليمها. يجب تصفية أي اختلافات بين الأموال المستحقة ودفتر الأستاذ العام الخاص بك. يتم ذلك عادة في نهاية كل شهر وينطوي على مطابقة المبالغ التفصيلية للفواتير أو الفواتير الغير المدفوعة مع إجمالي الأموال المستحقة في دفتر الأستاذ العام.
تأكد من تسجيل جميع المعاملات للفترة، وأن جميع أرصدة الدفاتر الفرعية قد تم نشرها في دفتر الأستاذ العام. بعض الأسباب الشائعة للتباينات تشمل المعاملات الملغاة أو المحذوفة، وإدخالات الدفتر العام التي لم تظهر في الدفتر الفرعي المقابل، أو إدخال مرسل إلى الحساب الخاطئ. بمجرد تحديد الأخطاء، قم بتعديل الإدخالات حسب الحاجة لمصالحة الأرصدة الصحيحة.
ما هو الترتيب العادي للحسابات في دفتر الأستاذ العام؟
يكون الترتيب العادي للحسابات في دفتر الأستاذ العام على النحو التالي: الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات.
ما يجب أن يتضمن سجل تدقيق دفتر الأستاذ العام؟
يتكون سجل التدقيق من الوثائق الداعمة (إلكترونية أو غيرها) لمعاملة محددة. يجب أن يتضمن سجل تدقيق دفتر الأستاذ العام جميع معاملات الشركة وجميع الوثائق (مثل أوامر الشراء والفواتير والفواتير) المتعلقة بهذه المعاملات.
المصادر:
Accounting Tools. “General Journal Description | Entries | Example.”
Blackbaud. “How to Reconcile to the General Ledger.”
IRS: “IRS Audits: Records We Might Request.”
Source: https://www.thebalancemoney.com/how-to-build-a-business-general-ledger-5202219
اترك تعليقاً