توفر بطاقات الائتمان للموظفين طريقة سهلة للدفع للعمال لإجراء مشتريات العمل. تمنح هذه البطاقات الموظفين الوصول إلى الأموال في حساب العمل عندما يتم إضافتهم كمستخدمين معتمدين. بمجرد التفويض على الحساب ، يمكنهم استخدام البطاقة للمشتريات العمل المعتمدة – مثل اللوازم والمعدات ونفقات السفر – التي يمكن مراقبتها بسهولة.
كيف تعمل بطاقات الائتمان للموظفين
يمكن أن يجعل تفويض الموظفين على حساب بطاقة الائتمان التابع لشركتك الأمر أسهل في إجراء الأعمال ، خاصة عندما يكون الشراء المتكرر ضروريًا لتشغيل العملية. يمكن للموظفين استخدام بطاقة ائتمان مرتبطة بحساب العمل لهذه النوعية من المصروفات المتعلقة بالعمل ، وبصفتهم مستخدمين معتمدين ، يمكن للموظفين تحمل المسؤولية عن مهام مثل تنشيط بطاقة الائتمان وعرض المعاملات وحل مشكلات الاحتيال.
بفضل هذا الوصول ، يتمكن الموظفون من التعامل مع المشتريات بشكل كامل بأنفسهم. على سبيل المثال ، إذا كانوا بحاجة إلى السفر لحضور اجتماعات ، فإن وجود موظف مدرج كمستخدم معتمد يجعل من السهل عليهم تغطية نفقات مثل تذاكر الطيران وإقامة الفنادق والوجبات. بهذه الطريقة ، لا يضطرون لتغطية نفقاتهم الخاصة والانتظار لاسترداد تكاليفهم. يتم إضافة نفقاتهم إلى حساب العمل وتعتبر نفقات تشغيل للشركة.
مثال آخر على استخدام بطاقات الائتمان للموظفين هو لأولئك الذين يعملون في المبيعات. نظرًا لأن ممثلي المبيعات والمستشارين غالبًا ما يقضون معظم يومهم في الاجتماع مع العملاء ، فإنهم عادة ما يحتاجون إلى وسيلة دفع لدفع الأشياء أثناء التنقل ، مثل وجبات الطعام المقدمة للعملاء والوقود.
هناك خيارات مختلفة للاختيار من بينها عند اتخاذ قرار بشأن بطاقة ائتمان العمل. تقدم بعض بطاقات الائتمان برامج مكافآت ، بينما تقدم البعض الآخر نسبة سنوية للفائدة (APR) تبلغ 0٪ ، مما يعني أنه لا يتعين عليك دفع أي فائدة على المشتريات التي تمت في الفترة الزمنية المحددة. ستحتاج إلى مقارنة الأسعار والمزايا لتحديد أي بطاقات الائتمان تقدم فوائد أفضل لتناسب احتياجات عملك.
ملاحظة: إذا كنت صاحب عمل صغير أو عامل حر تبحث عن فتح حساب بطاقة ائتمان جديد للعمل ، تأكد من مراقبة الائتمان الشخصي الخاص بك ، حيث يتم استخدامه تقريبًا دائمًا لتحديد جدارتك الائتمانية للعمل ، حتى إذا كنت تستخدم رقم تعريف العمل (EIN).
أنواع بطاقات الأعمال
بناءً على احتياجات عملك ، هناك أنواع مختلفة من بطاقات الأعمال التي يمكن للموظفين استخدامها لإجراء مشتريات العمل. تستخدم بعض الشركات بطاقة ائتمان للأعمال الصغيرة لجميع المشتريات ، بينما قد تستخدم البعض الآخر مزيجًا من بطاقات الشراء وبطاقات السفر أيضًا.
بطاقات الائتمان للأعمال الصغيرة
تعد بطاقات الأعمال الصغيرة مثالية للشركات التي لديها موظف واحد أو أكثر لدفع النفقات الشائعة مثل اللوازم المكتبية والمعدات. يمكن أن تختلف أسعار الفائدة والرسوم السنوية اعتمادًا على جهة إصدار البطاقة ، ولكن العديد منها تقدم برامج مكافآت أو استرداد نقدي للمصروفات مثل السفر.
بطاقات الشراء
تسمى أيضًا ببطاقات P-cards ، تشبه بطاقات الشراء بطاقات الائتمان الاستهلاكية ولكنها تختلف في الشكل الذي لا تستدان فيه الأموال. نظرًا لأنه يجب دفع هذه البطاقات بالكامل من قبل حامل الحساب كل شهر ، فإنها لا تستدان بفائدة. يُعرف هذا النوع من البطاقات أيضًا باسم بطاقة الشراء. يتم استخدام بطاقات الشراء للمصروفات المتعلقة بالسفر أيضًا.
بطاقات مسبقة الدفع
لديها الشركات أيضًا الخيار في استخدام بطاقة مسبقة الدفع. تتيح هذه البطاقة للموظفين الوصول إلى الأموال ولكنها لا تتطلب فحصًا ائتمانيًا نظرًا لأن الأموال تدفع مقدمًا ولا ترتبط بحساب فحص مصرفي.
مزايا وعيوب بطاقات الائتمان للموظفين
المزايا
- القدرة على تتبع مشتريات الموظفين: من خلال استخدام بطاقات الائتمان للموظفين ، يمكن للشركات تتبع المشتريات التي قام بها الموظف. يتيح ذلك للشركة تتبع نفقاتها بسرعة وسهولة دون الانتظار للحصول على إيصالات أو القيام بخطوات إضافية لاسترداد نفقات الموظفين للأعمال.
- المستخدمون المعتمدون لديهم وصول فقط إلى مشترياتهم الخاصة: يمكن للمستخدمين المعتمدين الوصول بسهولة إلى مشترياتهم ، ولكنهم لن يكونوا لديهم وصول إلى الحساب الرئيسي والإجمالي للإنفاق من قبل الشركة.
- يمكن للمديرين وضع حدود على الإنفاق: مع بطاقات الائتمان للموظفين ، يمكن للمديرين تحديد حدود لأولئك المعتمدين على الحساب. يتيح ذلك للشركات البقاء ضمن الميزانية ، وتوفير الأموال اللازمة فقط للموظف.
- قد تقدم فوائد المكافآت: تقدم بعض بطاقات الائتمان القدرة على كسب نقاط على بعض المشتريات بالإضافة إلى تأمين تأجير السيارات.
العيوب
- يتطلب ائتمان جيد لصاحب العمل: يتطلب معظم مصدري بطاقات الائتمان للأعمال ضمانًا شخصيًا ، مما يعني أنه يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة تقديم رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم وتاريخ ائتمانهم الشخصي للتأهل.
- احتمالية سوء استخدام بطاقات الائتمان للأعمال: من خلال منح الموظف وصولًا إلى الأموال ، يوجد احتمال للاستخدام السيء للمشتريات الشخصية ، مما يمكن أن يؤثر بدوره على النقطة الائتمانية الشخصية لصاحب العمل الصغير.
- رسوم بطاقة الائتمان والفائدة: قد تترتب على بعض بطاقات الائتمان للأعمال رسوم سنوية ورسوم المعاملات الأجنبية ، وتحمل أسعار فائدة عالية. يجب أن تنظر في ما إذا كانت هذه الرسوم ستستحق الفوائد أم تختار البطاقات ذات الرسوم والأسعار المنخفضة.
- قد لا تكون الأموال متاحة بسهولة: بعد الموافقة ، قد يضطر مستخدمو بطاقة الأعمال الجديدة إلى الانتظار عدة أسابيع لاستلام بطاقات الائتمان الخاصة بهم عبر البريد قبل أن يتمكنوا من إجراء مشتريات على الحساب.
هل يجب أن تحصل على بطاقات ائتمان لموظفيك؟
تعتمد قرار ما إذا كنت تجوز لموظفيك على حساب الائتمان الخاص بك على احتياجات عملك وتفضيلاتك لإجراء الأعمال. قد يرى بعض الصناعات أن هناك حاجة أكبر لبطاقات الائتمان مقارنةً بالبعض الآخر. قد يستفيد بعض الأعمال كثيرًا من تفويض الموظفين على بطاقات ائتمانهم ، بينما قد يجد البعض الآخر أنه من الأسهل استخدام طرق أخرى للمشتريات العملية ، مثل بطاقات مسبقة الدفع أو التعويضات.
ملاحظة: تأكد من حساب الرسوم المطلوبة للحساب الأساسي وكذلك المستخدمين المعتمدين الإضافيين. تقدم بعض شركات بطاقات الائتمان بطاقات مجانية إضافية للموظفين ، والتي قد تكون مفيدة عند إضافة العديد من الموظفين إلى بطاقة واحدة.
أسئلة مكررة
كيف تمنع الموظف من استخدام بطاقة الائتمان الخاصة بالشركة بشكل مفرط؟
يمكن أن تمنع وضع قواعد في البداية وتقديم تدريب حول كيفية استخدام بطاقة الائتمان الخاصة بالشركة وإبلاغ الموظفين بأن المشتريات تتم تتبعها من استخدام البطاقة لأغراض شخصية. إذا كان الموظفون على علم بالقواعد والتوقعات ، فمن المرجح أنهم لن يستغلوا بطاقة الائتمان ، على علم بأنه يمكن معاقبتهم أو إنهاء عقدهم إذا تم استخدام البطاقة بشكل غير سليم.
كيف تضيف موظفًا إلى بطاقة الائتمان الخاصة بالشركة؟
يمكن للشركات بسهولة إضافة مستخدمين معتمدين إلى حساب الأعمال الخاص بهم عن طريق الاتصال بالبنك أو تسجيل الدخول إلى حسابهم. سيحتاجون إلى تقديم اسم ومعلومات الاتصال للمستخدم المعتمد وتحديد حد الإنفاق. غالبًا ما تكون هذه البطاقات الإضافية للموظفين مجانية.
كيف تقوم بتعويض موظف دفع بطاقة الائتمان الشخصية؟
قد تقوم الشركات بتعويض الموظفين عن النفقات المتعلقة بالعمل إذا تم التعرف على المشتريات من قبل الشركة كضرورة لإجراء الأعمال. عادة ما يجب على الموظفين ملء نموذج وتقديم إيصالات أو إثباتات الشراء. عادة ما يتم دفعهم بنفس الطريقة التي يتلقون بها رواتبهم ، إما بدفعة إضافية أو تعديل على رواتبهم.
Source: https://www.thebalancemoney.com/how-employee-credit-cards-work-5192612
اترك تعليقاً