يشير “النقد الصغير” إلى المبلغ النقدي الذي يحتفظ به الأعمال لتغطية المصروفات غير المتوقعة التي تحدث. إذا كنت صاحب عمل صغير، فمن المهم أن تفهم كيف يمكن استخدام النقد الصغير حتى تتمكن من تسجيله بشكل صحيح في سجلاتك.
تعريف ومثال عن النقد الصغير
يغطي حساب النقد الصغير المصروفات المتعلقة بالأعمال والتي تصنف عادة كمصروفات متنوعة. عادةً ما يحتفظ أصحاب الأعمال بمبلغ صغير من النقد في خزنة أو صندوق قفل يستخدمونه لدفع العناصر غير المتوقعة.
يوفر حساب النقد الصغير وسيلة سهلة للموظفين لدفع تكاليف البريد واللوازم الإضافية التي قد يحتاجها موظف ما، أو الوجبات الخفيفة التي قد تشتريها لاجتماع مع عميل. هناك سيناريوهات مختلفة حيث يكون من الأفضل استخدام النقد الصغير بدلاً من استرداد المبلغ للموظف من خلال راتبه.
على سبيل المثال، افترض أن شركتك الصغيرة تقدم خدمات محددة لأصحاب الأعمال المحليين. يدخل صاحب عمل آخر إلى مكتبك في الساعة 10 صباحًا، وتقرر أنك تحتاج إلى بعض المرطبات للاجتماع. ومع ذلك، لا تفعل ذلك بانتظام. لذا تطلب من موظف لا يقوم عادةً بشراء السلع التجارية أن يحضر المرطبات. يمكن استرداد الموظف لاحقًا باستخدام النقد الصغير، أو يمكنك أن تعطيهم المال من النقد الصغير وتطلب منهم إحضار الباقي والإيصال.
ملاحظة: لا يجب استخدام النقد الصغير للمساعدة في تغطية تكاليف التشغيل مثل لوازم المكتب بالجملة أو صيانة معدات المكتب أو أي عمليات شراء أكبر حيث يكون استخدام بطاقة الائتمان أو الخط الائتماني أو الشيك أكثر ملاءمة.
كيف يعمل النقد الصغير؟
يتم تسجيل صندوق النقد الصغير عادة باستخدام نظام الإمبريست – نظام محاسبة يتم فيه تحديد مبلغ نقدي محدد للاستخدام في المصروفات البسيطة والصغيرة. عند إعداد صندوق الإمبريست، اتبع هذه الخطوات لضمان تسجيل الصندوق واستخداماته وتجديده:
- أنشئ صندوق النقد الصغير بمبلغ محدد.
- سجل المبلغ في دفتر الأستاذ الخاص بك وأنشئ حسابًا له. يمكنك استخدام “حساب الإمبريست” أو “النقد الصغير” كاسم للحساب.
- اطلب تخزين الإيصالات والباقي الدقيق مع الأموال بعد الشراء.
- أنشئ دفتر يومية للحساب واطلب إدخال المبالغ الدقيقة المستخدمة.
- قم بمصالحة القيود المحاسبية والأموال والإيصالات في فترات تساعدك على البقاء على اطلاع على الحساب، مثل مرة واحدة في الأسبوع.
- أدخل مبالغ المعاملات في دفتر الأستاذ الخاص بك في الفترات التي تختارها.
- حدد نقطة ترغب في تجديد الصندوق.
- قم بتجديد الصندوق عند الاقتضاء وسجل نقل الأموال في دفتر الأستاذ العام الخاص بك.
من المهم أن تسجل استخدامات النقد الصغير في دفتر الأستاذ العام الخاص بك لأنها مصروف مسجل في سجلاتك المالية، مثل الميزانية. اعتمادًا على أنواع المصروفات وصناعتك، قد تكون أيضًا قادرًا على المطالبة بالاستهلاك المفصل لهذه المصروفات.
إذا كان لديك أكثر من موظف واحد، يمكنك تفويض إدارة الحساب. إذا فعلت ذلك، فإن هذا الموظف يسمى حارس الصندوق أو الحساب. يتولى الحارس مهمة الإشراف وحماية الحساب من خلال إصدار النقد، والموافقة على التعويضات، وتسجيل الدائنين والمدينين في الحساب.
ملاحظة: يمكنك أيضًا طلب من الحارس الاحتفاظ بسجل لمن تم إعطاء المبالغ المستردة لهم. قد تدخل حتى أسماء الموظفين الذين يطلبون الأموال والأسباب التي قد يحتاجونها – قد تشير إلى مصروف لم تكن على علم به.
يمكن أن يكون للنقد الصغير مجموعة متنوعة من الاستخدامات اعتمادًا على صناعتك. يمكنك تحديد قواعدك الخاصة بالمصروفات التي يمكن استردادها وكم يمكن أن يغطي حساب النقد الصغير. في البداية، قد تحتاج إلى ضبط المبلغ المحدد لصندوق النقد الصغير الذي اخترته كحد أقصى؛ مع مرور الوقت، ستجد أفضل مستوى لتحديده.
نظرًا لأن المشتريات باستخدام صندوق النقد الصغير صغيرة، فمن المعتاد أن نرى حدود الشراء تصل إلى 50 دولارًا أو أقل مع إجمالي رصيد الحساب بمئات الدولارات.
أنواع استخدامات النقد الصغير
سيكون لكل صناعة استخدامات مختلفة وتعريفات مختلفة للنقد الصغير. ومع ذلك، هناك عدة استخدامات شائعة عبر الصناعات للنقد الصغير:
- لوازم المكتب: ورق، أقلام، دبابيس، حبر الطابعة، إلخ.
- البريد: طوابع، تغليف، وظروف.
- وجبات العمل: مرطبات ووجبات خفيفة للاجتماعات، وجبات تقدم للعملاء.
- نفقات النقل: أجرة سيارة أجرة أو وقود.
استنتاجات رئيسية
يتم استخدام النقد الصغير من قبل الشركات لتبسيط عملية استرداد المصروفات للموظفين الذين قاموا بشراء أعمال تجارية طفيفة. أمثلة على المصروفات العرضية الشائعة التي يمكن استخدام صندوق النقد الصغير لها هي كميات صغيرة من لوازم المكتب، ووجبات العمل، والوقود. يجب تسجيل استخدامات النقد الصغير وأرصدتها، ويجب مصالحة الإيصالات لتتمكن من موازنة سجلك المحاسبي وتجديد الصندوق للمصروفات الأخرى.
Source: https://www.thebalancemoney.com/what-is-petty-cash-5221733
اترك تعليقاً