أفضل طرق تعويض الموظفين عن مصاريف السفر بالسيارة

تعتمد الإجابة على أفضل طريقة لتعويض الموظفين عن مصاريف السفر بالسيارة على احتياجات العمل الخاصة بك والتشريعات الضريبية. هناك خيارين للدفع وهما التعويض أو بدل السيارة.

الضرائب ونظام القيادة في العمل

قبل أن تبدأ في دفع الموظفين لمصاريف القيادة، يجب أن تأخذ في الاعتبار الآثار الضريبية لقراراتك. يمكن خصم مصاريف القيادة الخاصة بالموظفين من ضريبة الدخل الخاصة بشركتك، ولكن يجب أن تكون قادرًا على إثباتها. ستحتاج إلى نظام يتطلب من الموظفين تقديم تقارير تفصيلية عن تكاليف القيادة.

دفع الموظفين

بغض النظر عن من يمتلك السيارة – سواء كنت أنت أو الموظف – يقوم معظم الشركات بدفع الموظفين لمصاريف القيادة الخاصة بهم. لا يوجد قانون في الولايات المتحدة يلزم أصحاب العمل بتعويض الموظفين عن تكاليف القيادة، ولكن بعض الولايات مثل كاليفورنيا تلزم أصحاب العمل بتعويض الموظفين عن المسافة المقطوعة بالميل.

الخياران لمصاريف القيادة للموظفين

كلا الخيارين يستخدم معدل الأميال القياسي الذي يحدده مكتب الإيرادات الداخلية كأساس للدفع. يمكنك منح الموظفين بدل سيارة لتغطية تكاليف القيادة المقدرة. يجب أن يكون البدل مستندًا إلى معدل الأميال القياسي ولا يجب أن يتجاوزه. يمكنك أيضًا استخدام معدل ثابت ومتغير بديل للمركبات التي يمتلكها الموظفون. يجمع هذا المعدل بين معدل الأميال بالسنت لتغطية التكاليف المتغيرة، بالإضافة إلى مبلغ ثابت لتغطية التكاليف الثابتة للموظف مثل الاستهلاك أو دفع الإيجار. يحدد مكتب الإيرادات الداخلية الحد الأقصى لهذه الطريقة كل عام.

تعويض الموظفين

يمكنك تعويض الموظفين مباشرة عن تكاليف القيادة الخاصة بهم عن طريق طلب تقارير تكاليف القيادة منهم. يمكنك دفع التكاليف الفعلية أو معدل الأميال القياسي. يجب أن تظهر جميع التقارير التفصيلية للمسافة المقطوعة والغرض التجاري لكل رحلة.

بالنسبة لمعدل الأميال القياسي، استخدم معدل الأميال القياسي الذي يحدده مكتب الإيرادات الداخلية للعام وقم بضربه بالأميال التجارية الفعلية للموظف خلال الشهر.

ستحتاج إلى إيصالات لجميع المصاريف، بما في ذلك الوقود والزيت والرسوم والمواقف والإصلاحات والتأمين ودفعات الإيجار ورسوم التسجيل للتكاليف الفعلية. قد تحتاج إلى توزيع التكاليف لتشمل فقط الاستخدام التجاري للسيارة. على سبيل المثال، إذا قاد الموظف السيارة لمسافة 3000 ميل خلال الشهر وكان لديه فقط 2000 ميل من الاستخدام التجاري، فيجب ضرب التكاليف بـ 2/3 (0.66).

أيهما أفضل: البدل أم التعويض؟

كل شركة مختلفة، لذلك من الصعب معرفة أيهما هو الخطة الأفضل للموظفين ولشركتك. هنا بعض الأمور التي يجب التفكير فيها:

• تقديم تقارير من قبل الموظفين وتعويضهم يخلق المزيد من الأوراق، ولكنه يمنحك مزيدًا من السيطرة على المبالغ المدفوعة. يمكنك تحديد الحد الأقصى للأميال الزائدة لأن الموظفين لا يتم دفعهم إلا عن الأميال التي قطعوها فعليًا.
• يقدر الموظفون البدل بدلاً من الانتظار للحصول على التعويض، ولكن هناك مزيد من إمكانية التلاعب في المصاريف بهذه الطريقة. يجب أن تكون حريصًا في إعادة المبالغ الزائدة من الموظفين.

مقارنة الخيارات لأغراض الضرائب

تعويض المصاريف الفعلية ليس خاضعًا للضرائب للموظف إذا اتبعت خطة الحساب الخاصة بك وإذا قام الموظفون بإعادة المبالغ الزائدة في غضون وقت معقول. إذا كانت قيمة التعويض أكبر من معدل الأميال القياسي للعام، فإن المبلغ الزائد يخضع للضرائب للموظف.

لا يمكن للموظفين الآن خصم المصاريف غير المعوَّضة (المصاريف التجارية التي يدفعها الموظفون وليس العمل) من الإقرارات الضريبية الشخصية وفقًا لشروط قانون تخفيض الضرائب وتوظيف الوظائف.

بدل الأميال حتى حد الأميال الفيدرالي لا يخضع للضرائب للموظف إذا اتبعت خطة الحساب الخاصة بك. يجب على الموظف أن يدفع الضرائب على أي مبالغ تزيد عن الحد الأقصى للأميال القياسي المحدد من قبل مكتب الإيرادات الداخلية وعلى أي مبالغ زائدة لم يتم إعادتها.

هذه المقالة نظرة عامة موجزة. اللوائح معقدة وهذه ليست نصيحة ضريبية أو قانونية. احصل على مساعدة من محترف ضرائبك ومحاميك لإعداد خطة حسابية وخيار دفع قبل أن تقوم بتعويض الموظفين.

هل كانت هذه الصفحة مفيدة؟

شكرًا لملاحظاتك! أخبرنا لماذا؟

المصادر:

• IRS. “Publication 463 Travel, Gift, and Car Expenses.” Page 29. Accessed Jan. 2, 2021.
• IRS. “Publication 535 Business Expenses.” Page 6. Accessed Jan. 2, 2021.
• California Legislative Information. “Article 2. Obligations of Employer,” Accessed Jan. 2, 2021.
• IRS. “Publication 463 Travel, Gift, and Car Expenses.” Accessed Jan. 2, 2021.
• IRS. “IRS Issues Standard Mileage Rates for 2021.” Accessed Jan. 2, 2021.
• IRS. “Publication 463 Travel, Gift, and Car Expenses.” Page 31. Accessed Jan. 2, 2021.
• IRS. “Tax Reform Basics for Individuals and Families.” Page 10. Accessed Jan. 2, 2021.

Source: https://www.thebalancemoney.com/best-way-to-reimburse-employees-for-their-mileage-4115568