ما هو وثيقة متطلبات العمل؟

كيف تعمل وثيقة متطلبات العمل؟

وثيقة متطلبات العمل هي وثيقة رسمية تصف أهداف ومشروع محدد أو حل لمشكلة تجارية. تحدد المتطلبات في هذه الوثيقة نطاق المشروع والهدف العام للعمل والنتائج المحددة والقابلة للقياس التي ترغب الشركة في تحقيقها من المشروع.

الفرق بين وثيقة متطلبات العمل وخطة العمل

في حين أن كلاً من وثيقة متطلبات العمل وخطة العمل قد تحتوي على أقسام مماثلة (مثل ملخص تنفيذي، على سبيل المثال)، إلا أن الهدف مختلف.
تُنشأ خطة العمل لتوجيه العمل الجديد أو القائم بالفعل، ولكن الغرض الأكثر شيوعًا هو تقديمها إلى المقرض لتمويل بدء التشغيل أو التوسع.
تحتوي خطة العمل على معلومات عامة عن الشركة وخططها واستراتيجياتها لتوليد الإيرادات لسداد القرض. تعتبر البيانات المالية جزءًا أساسيًا من خطة العمل، بينما يمكن أن تكون المستندات المالية في وثيقة متطلبات العمل مختلفة تمامًا، حيث تتمحور حول مشروع محدد.

الفرق بين وثيقة متطلبات العمل وطلب العرض (RFP)

الفرق بين المستندين طفيف ولكنه مهم. عادةً ما يتم إنشاء طلب العرض (RFP) لغرض دعوة العروض من مختلف البائعين. في مثال ZXY، يتم إرسال RFP إلى الشركات المحتملة التي تقدم خدمات التعهيد لطلب العروض.
من ناحية أخرى، يتم إعداد وثيقة متطلبات العمل لبائع محدد أو شريك مشترك تم اختياره بالفعل من قبل الشركة المستأجرة. تحتوي وثيقة متطلبات العمل على المزيد من التفاصيل والمواصفات والمواعيد النهائية التي يجب تلبيتها على طول الطريق وفي نهاية المشروع.
عند إنشاء RFP، يتم تحديد موعد نهائي ومتطلبات لتقديم العروض. يتم تقييم العروض بعد الموعد النهائي.

ما يجب أن يتضمن وثيقة متطلبات العمل

من ناحية ما، تشبه وثيقة متطلبات العمل أنواعًا أخرى من العروض التجارية، ولكن الفرق يكمن في الجزء الرئيسي من الوثيقة، وهو قائمة المتطلبات الأساسية.
من الجيد أن تكون مفصلًا قدر الإمكان في كتابة هذه الوثيقة. من الجيد أن تستعين بمحام للتأكد من عدم تفويت أي شيء مهم.
يجب أن تتضمن وثيقة متطلبات العمل الأقسام التالية:
– المقدمة: ابدأ ببيان يعطي وصفًا واسعًا للمشروع وبيان خلفية يشرح سبب ضرورة المشروع. قم بتضمين معلومات حول الأطراف المشاركة في المشروع.
– التعريف: قم بتعريف وشرح جميع المصطلحات الهامة حتى يتحدث الجميع عن نفس الشيء.
– بيان الغرض: حدد بوضوح هدف المشروع وابدأ بعبارة “هدف هذه الوثيقة هو…”.
– المتطلبات الأساسية: هذا هو الجزء الرئيسي من الوثيقة. قم بتسريد جميع المتطلبات للمشروع، وكن مفصلاً قدر الإمكان. في مثال ZXY، يمكن أن يكون أحد الأقسام متطلبات توظيف موظفي المحاسبة. كم هم مطلوبون؟ ما هي المهارات التي يجب أن يكونوا بها؟ ما هي الأوراق المهنية المطلوبة؟ ما هي قوانين التوظيف التي يجب على الشركة المستأجرة اتباعها؟
– المواعيد النهائية ونقاط التفتيش المؤقتة: الجداول الزمنية والرسوم البيانية والرسوم التوضيحية. قم بتضمين أي رسوم بيانية تعتقد أنها ستعزز الفهم وتوضح العملية. تأكد من تضمين جدول زمني مفصل.
– التوقيعات: أخيرًا، قم بتضمين مكان للتوقيعات من الطرفين للشهادة بأن الأفراد قد قرأوا وفهموا شروط الوثيقة وأنهم يوافقون على الامتثال للشروط.

ما يجعل وثيقة متطلبات العمل عقدًا

في المرحلة الأولية، تعتبر وثيقة متطلبات العمل اقتراحًا. قد لاحظت أن شيئًا ما كان مفقودًا من قائمة الأقسام أعلاه – الدفع مقابل الخدمات المقدمة. بدون اتفاق حول الخدمات التي ستقدم وشروط الدفع، لا يوجد عقد.
قبل أن يوقع الطرفان على الوثيقة، يجب إضافة لغة العقد القياسية، بمساعدة محام، بما في ذلك:
– وعود بالدفع ووعود بتقديم الخدمات.
– التزامات مقيدة، تمنع المقاول من أخذ أسرار الشركة التجارية أو مشاركتها مع الآخرين.
– ماذا يحدث إذا لم يفي أحد الطرفين بالتزاماته المطلوبة (أي يخرق العقد).
– بنود التأمين والتعويض (الحماية من المسؤولية).
– بنود التحكيم والمحاكمة.

الأسئلة المتداولة (FAQs)

– كيف يمكنني كتابة وثيقة متطلبات العمل؟
ابدأ ببيان الغرض للتأكد من أن كل شيء في الوثيقة يركز على الهدف. ثم اكتب التعاريف للتأكد من أن الجميع يتحدث عن نفس الأشياء. الجزء الرئيسي من هذه الوثيقة هو قائمة جميع المتطلبات للمشروع. قم بتضمين الرسوم البيانية والجدول الزمني والرسومات البيانية الأخرى المساندة.
– ما هو مثال على متطلبات العمل؟
إذا كانت الشركة تطلب برمجيات لتشغيل مستودعها، فقد يكون أحد المتطلبات هو أن يكون البرنامج قادرًا على تضمين عدد المنتجات وأنواعها المطلوبة في المخزون. قد يكون متطلبًا آخر هو تتبع الموقع والحالة (جاهز للشحن، تاريخ الشحن، إلخ). قد يكون متطلبًا آخر هو أن يتصل برنامج الإدارة المالية للشركة ببرنامج المستودع.

Source: https://www.thebalancemoney.com/how-to-prepare-a-business-requirements-document-4147657