حتى في هذا العالم الرقمي، من المدهش مقدار الورق الذي يمكن أن يتراكم في عمل منزلي. بالإضافة إلى ذلك، هناك الكثير لتتبعه في عمل منزلي، مثل حساباتك المالية واستراتيجيات التسويق والمشاريع والعملاء وغيرها. من الضروري تطوير أنظمة تنظيمية في وقت مبكر من عملك لضمان قدرتك على العثور على ما تحتاجه عندما تحتاج إليه.
ما تحتاجه للحفظ والتنظيم
إلى حد ما، ستعتمد العناصر التي ستحتاج إلى تطوير نظام لتنظيمها على نوع عملك. على سبيل المثال، إذا كنت تبيع منتجًا ملموسًا، ستحتاج إلى شيء يتتبع مخزونك. ومع ذلك، هنا قائمة عامة بالعناصر التي ستحتاج إلى تتبعها في عملك المنزلي:
- خطط العمل والتسويق
- الوثائق القانونية (مثل وثائق الشركة ذات المسؤولية المحدودة وتراخيص العمل وتسجيلات الملكية الفكرية والعقود)
- جهات الاتصال (مهنية وعملاء وموردين ومقدمي خدمات وما إلى ذلك)
- المعلومات المالية (بيانات الربح والخسارة والميزانية والحسابات المدينة والمدينة)
- الضرائب
- نفقات العمل (الإيصالات)
- المشاريع
بالإضافة إلى هذه القائمة، سترغب في إضافة عناصر تخص عملك بشكل خاص.
أنظمة لتنظيم عملك المنزلي
من المحتمل أن تستخدم مجموعة متنوعة من الأساليب لتخزين ومعالجة الأوراق والمعلومات الهامة الأخرى. العامل الرئيسي هو اختيار طريقة تعمل بشكل أفضل بالنسبة لك. لكل شخص طريقة مختلفة في التفكير والتنظيم. على سبيل المثال، بالنسبة لبعض الأشخاص، يكون من المنطقي تنظيم الملفات ترتيب أبجدي، ولكن بالنسبة للآخرين، يجدون من الأسهل تنظيمها حسب التاريخ. إذا لم تكن متأكدًا من ما سيعمل بشكل أفضل بالنسبة لك، جرب واحدة، وإذا واجهت صعوبة في الحفاظ عليها، اعتمد نظامًا مختلفًا. فيما يلي ثلاث طرق لتنظيم الملفات والمعلومات:
نظام التجليد البسيط
بالنسبة للشركات الصغيرة التي لا تولد الكثير من الأوراق، نظام التجليد هو خيار جيد. إنه مثالي أيضًا للأشخاص الذين يحبون أن يكون كل شيء في مكان واحد أو الذين يحتاجون إلى أن تكون معلوماتهم متنقلة. يستخدم نظام التجليد مجلد ثلاثي الحلقات كبير وحماية الورق وفواصل الأقسام.
استخدم فواصل الأقسام لتنظيم فئات عملك مثل الطلبات المعلقة والطلبات المكتملة والنسخ الرئيسية لأشكال مختلفة… الخ. من هناك، ستبدأ في جمع الملفات في حماية الورق. عندما يمتلئ المجلد – في نهاية الأسبوع أو الشهر أو ثلاثة أشهر – سيحان الوقت للتخلص منه. ستقوم فقط بنقل ملفات طلب العملاء وسجلات السجلات التاريخية الأخرى إلى نظام تجليد تقليدي يعكس تنظيم المجلد الخاص بك.
نظام التجليد التقليدي
تستخدم الأنظمة التقليدية للتجليد خزانة تجليد وملفات معلقة ومجلدات من الورق المقوى. تحتاج كل شركة تقريبًا في النهاية إلى هذا النوع من التجليد مع نمو الأعمال. هناك الكثير من الأوراق التي يتم إنشاؤها مع مرور الوقت لكي لا تكون بحاجة إلى واحدة. ونظرًا لأن السجلات الضريبية يجب الاحتفاظ بها لمدة سبع سنوات، فإنك بحاجة إلى مكان لتخزين كل هذه السجلات. الأنظمة التقليدية للتجليد مثالية للعناصر التي يجب الاحتفاظ بها، ولكن لا يتم الوصول إليها بانتظام، مثل الضرائب للسنة الماضية وترخيص العمل. فيما يلي بعض النصائح لبدء نظام التجليد التقليدي وجعله ناجحًا:
- فكر في نوع النظام الذي ستستخدمه فعلاً. يمكنك شراء مستلزمات مكتبية رائعة وتصميم أكثر نظام تجليد معقد وملون في العالم، ولكن إذا لم يتناسب مع أسلوب عملك، فسيكون هذا إضاعة لوقت الإعداد والمال.
- أنشئ نظامًا لإدارة الورق يسمح بأقل قدر من “اللمس”. تريد تجنب بناء كومات من الورق والتعامل مع كل قطعة عدة مرات. بدلاً من ذلك، حاول اتخاذ قرارات حول مكان يجب أن يذهب قطعة واحدة من الورق في المرة الأولى التي تلمسها.
- ضع وقتًا للتجليد. من السهل تجنب هذه المهمة مثل الطاعون، ولكنها ضرورية وستساعد عملك على السير بسلاسة أكبر. خاصة الإيصالات والعناصر الأخرى المستخدمة في وقت الضرائب، حفظ هذه الأشياء منظمة يجعل تقديم الضرائب أسهل بكثير.
نظام التجليد الإلكتروني
لم يحل العالم الرقمي حاجة تخزين الورق بشكل كامل، ولكنه جعل تخزين المعلومات أسهل بكثير. يمكن للأنظمة الرقمية إنشاء وإرسال وإدارة الفواتير، ويمكنها تتبع أموال عملك المنزلي ومن ثم استيرادها إلى برامج الضرائب للتقديم الإلكتروني. يمكنك مسح الإيصالات وتخزينها في ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (على الرغم من أنه من الأفضل الاحتفاظ بالنسخة الورقية أيضًا). يمكن للأنظمة الإلكترونية تخزين معلومات عملائك وعملائك وآفاقك في نظام إدارة علاقات العملاء لسهولة الوصول إليها والبريد الإلكتروني والفوترة وأكثر من ذلك. يمكن استخدام الأنظمة عبر الإنترنت لحفظ أفكارك ومساعدتك في إدارة المشاريع وتنظيم المعلومات أو البحث.
ولكن على غرار أنظمة تخزين الملفات الورقية، يجب أن يكون لنظام التجليد الإلكتروني هيكل تنظيمي، باستخدام مجلدات وملفات مخزنة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في السحابة. لإدارة الأسهل، استخدم نفس الهيكل وأسماء الملفات في نظامك الرقمي كما تفعل في نظامك الورقي. لحماية الملفات الرقمية الخاصة بك، قم بنسخها احتياطيًا على قرص صلب منفصل أو على نظام تخزين عبر الإنترنت.
مزيج من كل ما سبق
من المحتمل أن تحتاج إلى استخدام أكثر من نظام واحد لإدارة جميع البيانات والمواد التي تحتاج إلى تخزينها في عملك. أولاً، ستحتاج إلى تحديد ما يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك، ثم تنفيذه. على سبيل المثال، قد يكون لديك نظام تجليد لمساعدتك في تنظيم إدارة يومية لعملك مثل جدولك وتسويقك ونسخ من النماذج الخاصة بك.
يمكن لنظامك التقليدي أن يحتوي على جميع الأوراق طويلة الأجل مثل الضرائب للسنوات السابقة وتراخيص العمل وتسجيلات الملكية الفكرية. يمكنك استخدام نظام رقمي لتخزين أفكارك، مثل Evernote، وتتبع المشاريع.
من ناحية أخرى، قد ترغب في أن تكون رقمية قدر الإمكان، باستخدام قائمة وتقويم عبر الإنترنت، ومسح جميع الإيصالات في جهاز الكمبيوتر الخاص بك، واستخدام البرامج أو الخدمات عبر الإنترنت لجميع احتياجات إدارة عملك الأخرى. ومع ذلك، ستحتاج لا تزال إلى نظام لإدارة الورق الذي يتم إنشاؤه. المفتاح هو العثور على النظام الذي يسهل عليك الالتزام به والعثور على المعلومات التي تحتاجها عندما تحتاج إليها.
تم تحديثه بواسطة ليزلي تروكس
Source: https://www.thebalancemoney.com/easy-home-business-filing-systems-1794136
اترك تعليقاً