بواسطة: داريل زاهورسكي
يستخدم تنسيق رسالة الأعمال الصحيح في التواصل التجاري لنقل الاحترافية ويمكن أن يكون له تأثير إيجابي في الانطباع الأول للتواصل مع جهة اتصال تجارية جديدة. باستخدام برامج معالجة النصوص ، من السهل جدًا إنشاء رسالة بالتنسيق الصحيح.
أربعة تنسيقات
تتبع رسائل الأعمال في الولايات المتحدة أحد أربعة تنسيقات شائعة للرسائل. جميع الأنماط الأربعة مقبولة ، ولكن التنسيق المربع هو الأكثر شيوعًا.
تنسيق رسالة المربع:
يحتوي التنسيق المربع الشائع لرسالة المربع على جميع النصوص المتساوية مع الهامش الأيسر. تكون الفقرات مزدوجة المسافة ، وجميع أسطر النص مفردة المسافة. الهوامش هي إعداد قياسي لمعالج الكلمات بمقدار بوصة واحدة.
تنسيق رسالة المربع البديل:
ينقل التنسيق البديل لرسالة المربع العنوان العائد والتاريخ والإغلاق والتوقيع والاسم واللقب إلى الجانب الأيمن من الصفحة.
تنسيق رسالة شبه المربع:
الفرق الوحيد بين شبه المربع والمربع هو أن السطر الأول من كل فقرة يتم تعليمه في شبه المربع.
تنسيق رسالة مبسط:
يأخذ هذا التنسيق نفس خصائص الرسالة المربع باستثناء التحية أو التحية التي يتم الاستغناء عنها. إنه تنسيق مفيد عندما لا تعرف جنس المستلم سواء كان ذكرًا أم أنثى.
أقسام رسالة الأعمال:
عنوان العائد: إذا كان لديك رأس الرسالة الخاص بالشركة ، فيمكنك تخطي هذا القسم. قم بتضمين عنوان الأعمال الكامل والاسم القانوني الصحيح للشركة. يمكنك أيضًا تضمين عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك.
التاريخ: اتبع تنسيق الشهر-اليوم-السنة (بدلاً من تنسيق اليوم-الشهر-السنة الذي يسود في أوروبا). اجعل التاريخ الخاص بك حاليًا لتاريخ البريد الفعلي للرسالة.
اسم وعنوان المستلم: قم بتضمين الاسم الكامل وعنوان الشخص الذي ترسل إليه الرسالة. يمكن إضافة لقب المستلم أيضًا.
التحية: استخدم “عزيزي” تليه 1) الاسم الكامل للشخص أو 2) السيد أو السيدة واسمهم الأخير. انهي التحية بعلامة النقطة المنقوطة.
الموضوع: يساعد تحديد موضوع الرسالة المستلم على تحديد سياق الرسالة بسرعة.
الجسم: يجب أن يبدأ جسم الرسالة بمقدمة عامة عن هويتك وغرض الرسالة. ستقدم الفقرات الأخرى تفاصيل تتعلق بغرض الرسالة. أغلق الجسم بدعوة للعمل: جملة تشجيع المستلم على القيام بما تريد منهم القيام به. يجب أن تكون كل رسالة تجارية موجزة ، مع مراعاة الوقت المحدود للقارئ.
الختام: هنا يمكنك اختيار أي خيارات رسمية مثل “مع خالص التحية” أو “مع خالص الشكر”.
التوقيع: قم بتوقيع اسمك باستخدام نفس الاسم الذي تستخدمه في الرسالة.
الاسم واللقب: قم بتضمين اسمك الكامل واللقب الوظيفي.
المرفقات والنسخ: إذا كنت ترسل مستندات إضافية ، فاكتب “المرفقات:” تليه وصف لتلك المستندات. إذا كان هناك شخص آخر على الأقل يتلقى نسخة من الرسالة ، فقم بتضمين cc: (لنسخة كربونية ، وهو إشارة إلى طريقة قديمة لصنع نسخ من الرسائل باستخدام ورق الكربون) وقدم أسماء المستلمين الآخرين.
يمكنك تبسيط عملية إنشاء رسالة تجارية باستخدام برنامج معالجة النصوص الخاص بك. في Microsoft Word ، انقر فوق ملف وحدد جديد من القالب … ، انتقل لأسفل ، وانقر مرتين على رسالة الأعمال. ستضطر إلى إضافة بعض العناصر يدويًا إذا اخترت استخدامها.
Source: https://www.thebalancemoney.com/the-proper-business-letter-format-2951431
اترك تعليقاً