كيفية إرسال سيرة ذاتية ورسالة تغطية عبر البريد الإلكتروني

مقدمة

عند التقدم لوظيفة معينة، قد تحتاج إلى إرسال سيرتك الذاتية ورسالة التغطية عبر البريد الإلكتروني إلى مدير التوظيف. وهذا يحدث في كثير من الأحيان مع أصحاب العمل الصغار. أما بالنسبة لأصحاب العمل الآخرين، فستقوم بالتقديم عبر الإنترنت أو من خلال لوحة وظائف.

التحقق من تعليمات صاحب العمل

عندما تقدم للوظائف عبر البريد الإلكتروني، قد يطلب منك صاحب العمل إرسال سيرتك الذاتية ورسالة التغطية كمرفق في رسالة البريد الإلكتروني. من المهم أن ترسل المرفقات الخاصة بك بشكل صحيح، وتشمل جميع المعلومات التي تحتاجها حتى يتم فتح رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك وقراءتها، وتتيح للمستلم معرفة كيفية التواصل معك لترتيب مقابلة.

حفظ رسالة التغطية والسيرة الذاتية

عند إرسال مرفقات رسالة التغطية والسيرة الذاتية، يجب أن تقوم بحفظ سيرتك الذاتية كملف PDF أو مستند Word. يجب أن يحدد إعلان الوظيفة كيفية إرسال المرفق. بهذه الطريقة، سيحصل المستلم على نسخة من السيرة الذاتية بالتنسيق الأصلي.

حفظ كمستند Word

إذا كان لديك برنامج معالجة النصوص غير Microsoft Word، قم بحفظ سيرتك الذاتية كمستند Word (.doc أو .docx). يجب أن يكون خيار File > Save As متاحًا في البرنامج الذي تستخدمه.

حفظ مستند Google كمستند Word

إذا لم يكن لديك Microsoft Word، يمكنك حفظ مستند Google كنسخة Word (.docx). حدد File > Download واختر Word Document (.docx).

كيفية حفظ كملف PDF

سواءً طلب صاحب العمل ملف PDF أو اخترت إرسال ملف PDF، فيما يلي كيفية تحويل ملف المستند:

لحفظ مستند Word كملف PDF:

– حدد File > Save As في Microsoft Word.

– حدد PDF من قائمة السقوط Format.

لحفظ مستند Google كملف PDF:

– حدد File > Download واختر PDF Document.

اختيار اسم ملف فريد

عند حفظ مستندك، استخدم اسمك كاسم الملف، حتى يعرف صاحب العمل من هي السيرة الذاتية ورسالة التغطية التي تم إرسالها، على سبيل المثال janedoeresume.doc وjanedoecoverletter.doc.

لا تستخدم “resume” كاسم الملف، لأنه سيكون من الصعب التمييز بين سيرتك الذاتية وسير الآخرين المتقدمين للوظيفة.

تضمين موضوع في رسالة البريد الإلكتروني

يعد سطر الموضوع أحد أهم أجزاء رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها للتقدم للوظائف. إذا لم تتضمن موضوعًا، فقد لا يتم فتح رسالتك حتى. يجب أن تتضمن رسالة البريد الإلكتروني موضوعًا، ويجب أن يشرح للقارئ من أنت وما هي الوظيفة التي تقدمت لها. كن محددًا، حتى يعرف المستلم ما الذي سيتلقاه. غالبًا ما يقوم أصحاب العمل بتوظيف العديد من المناصب في نفس الوقت، لذا يجب أن تضم كل من اسمك وعنوان الوظيفة.

أضف موضوعًا إلى رسالة البريد الإلكتروني قبل أن تبدأ في كتابتها. بهذه الطريقة، لن تنسى تضمينها بعد ذلك.

فيما يلي ما يجب كتابته:

الموضوع: اسمك – عنوان الوظيفة

إذا طلب صاحب العمل معلومات إضافية، مثل رقم هوية الوظيفة، تأكد من تضمين ذلك أيضًا.

كتابة رسالة البريد الإلكتروني لإرسالها مع سيرتك الذاتية

بمجرد حفظ سيرتك الذاتية ورسالة التغطية وجاهزيتهما للإرسال، الخطوة التالية هي كتابة رسالة بريد إلكتروني لإرسالها مع المستندات الخاصة بك.

أولاً، افتح حساب البريد الإلكتروني الخاص بك. ثم انقر على الرسالة في أعلى اليسار من الشاشة أو انقر على File > New > Message.

يمكنك إما كتابة رسالة التغطية مباشرة في رسالة البريد الإلكتروني أو إرسالها كمرفق. فيما يلي الطريقة:

الكتابة مباشرة في البريد الإلكتروني:

يمكنك إما كتابة رسالة التغطية مباشرة في رسالة البريد الإلكتروني، أو نسخها ولصقها من مستند معالجة النصوص، أو إذا طلبت الشركة مرفقًا، يمكنك إرسال رسالة البريد الإلكتروني مع رسالة التغطية والسيرة الذاتية. لذا، خياراتك هي إما إرسال مرفق رسالة التغطية أو استخدام رسالة البريد الإلكتروني كرسالة تغطية.

إذا كنت ترفق رسالة التغطية، يمكن أن تكون رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك موجزة. فقط أشر إلى أن سيرتك الذاتية ورسالة التغطية مرفقة. قدم لتقديم معلومات إضافية وأعلم القارئ كيف يمكن الاتصال بك.

ملاحظة: تأكد من اتباع التعليمات في إعلان الوظيفة بشأن كيفية التقديم عند إرسال رسالة التغطية والسيرة الذاتية، وإلا قد لا يتم النظر في طلبك.

إضافة توقيعك إلى البريد الإلكتروني

من المهم تضمين توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك مع معلومات الاتصال الخاصة بك، حتى يتسنى لمديري التوظيف والموظفين الاستفسار عنك بسهولة.

قم بتضمين اسمك الكامل وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك، حتى يتمكن مدير التوظيف من رؤية كيفية التواصل معك بسهولة. إذا كان لديك ملف تعريف LinkedIn، قم بتضمينه في توقيعك. افعل الشيء نفسه مع أي حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الأخرى التي تستخدمها لأغراض العمل والمهنية.

مثال على توقيع البريد الإلكتروني

مثال لتوقيع البريد الإلكتروني:

بإخلاص،

جاريد هارشبارنر

jared.harshbarner@email.com

617-123-3790

linkedin.com/in/jared.harshbarner

كيفية إضافة توقيعك

لإضافة توقيعك إلى رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك، انقر على File > Insert > Signature، إذا كان لديك توقيع محفوظ تستخدمه للبحث عن وظائف. إذا لم تكن قد أنشأت توقيعًا للبريد الإلكتروني، اكتب معلومات الاتصال الخاصة بك (الاسم وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف وLinkedIn) في أسفل رسالتك.

إرفاق سيرتك الذاتية ورسالة التغطية برسالة البريد الإلكتروني

بمجرد أن تكون رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك جاهزة للإرسال، يجب عليك إرفاق سيرتك الذاتية ورسالة التغطية برسالتك:

– انقر على Insert > Attach File. ستعرض لك بريدك الإلكتروني قائمة بالملفات في مجلد الملفات الافتراضي في جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا كانت سيرتك الذاتية ورسالة التغطية مخزنة في مجلد مختلف، فانقر على المجلد المناسب.

– انقر لتحديد الملف الذي ترغب في إضافته إلى رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك، ثم انقر على Insert لإرفاق المستند برسالة البريد الإلكتروني. خصص وقتًا للتدقيق الدقيق للرسالة قبل إرسالها.

– قبل النقر فوق إرسال، أرسل الرسالة إلى نفسك للتأكد من أن جميع المرفقات تم إرسالها بشكل صحيح، وأن رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك مثالية.

– أرسل نسخة من الرسالة إلى نفسك، وكذلك إلى الشركة، حتى تحصل على نسخة لسجلاتك. أضف نفسك كنسخة مخفية عن طريق النقر فوق Bcc وإضافة عنوان بريدك الإلكتروني.

– ثم انقر فوق إرسال، وستكون رسالة التغطية وسيرتك الذاتية في طريقها إلى صاحب العمل.

مراجعة رسالة البريد الإلكتروني المرفقة

فيما يلي مثال على رسالة بريد إلكتروني مرسلة مع مرفقات سيرة ذاتية ورسالة تغطية للتقدم لوظيفة:

الموضوع: سارة سميث – مرشدة في المتحف

عزيزتي السيدة كوبر،

أكتب للتقدم لبرنامج المرشدين الصيفي في متحف التاريخ المحلي.

لدي خبرة واسعة في العمل كمرشد، حيث قمت بالعمل التطوعي في متحف الميناء وABC Art، وقد قادتني الجولات كقائدة طالبة وعضو في جمعية التاريخ المحلية للمدينة. بالإضافة إلى ذلك، أنا ساكنة في المدينة منذ الولادة وهاوية تاريخية متحمسة.

لقد قمت بإرفاق رسالة التغطية والسيرة الذاتية لمراجعتك. آمل أن تتواصل معي في أي وقت يناسبك لمناقشة البرنامج وترتيب مقابلة. شكرًا لوقتك.

مع خالص التحية،

سارة سميث

sarah.smith@email.com

555-555-1234

linkedin.com/in/sarahsmith

أسئلة مكررة

هل من الأفضل إرسال مستند Word أم ملف PDF للتقدم لوظيفة؟

يحتفظ ملف PDF بتنسيق سيرتك الذاتية ورسالة التغطية، حتى يراهما المستلم كما كتبتهما عند فتح الملف الذي ترسله. يمكن قراءة مستند Word بسهولة بواسطة أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) التي يستخدمها أصحاب العمل لإدارة طلبات التوظيف. ما هو الأهم هو اتباع إرشادات الشركة المتقدمة.

كيف يمكنني التأكد من تنسيق المستندات بشكل صحيح؟

أرسل رسالة اختبار وأرسل سيرتك الذاتية ورسالة التغطية إلى نفسك قبل إرسالها إلى صاحب العمل. بهذه الطريقة، ستعرف ما إذا كانت المستندات الخاصة بك مهيأة ومرفقة بشكل صحيح.

Source: https://www.thebalancemoney.com/how-to-send-a-resume-and-cover-letter-attachment-2061596