كيفية تحسين عملية الحسابات المدينة الخاصة بك

إن إنشاء استراتيجية فعالة لإدارة الحسابات المدينة (A/R) هو جزء حاسم من تشغيل عمل ناجح. وعلى الرغم من ذلك ، يفشل العديد من أصحاب الأعمال في اتباع نهج منهجي للوضع ، وهم في أسوأ حالاتهم.

لماذا يهم تحسين الحسابات المدينة الخاصة بك

مثل العديد من أصحاب الأعمال ، قد لا ترى فوائد تحسين عمليات الحسابات المدينة الخاصة بك على الفور. ولكن القيام بذلك يمكن أن يحسن العديد من جوانب عملك. إنه يمنع استنفاد رأس المال الحالي ، مما يزيد من السيولة. بدوره ، يكون الأعمال أكثر قدرة على تقليل الديون وتقليل التكاليف وتمويل النمو وفي كثير من الحالات يتفوق على المنافسة.

المشاكل الشائعة في الحسابات المدينة

غالبًا ما يضع أصحاب الأعمال الحسابات المدينة على المحك ؛ ومع ذلك ، تسبب ممارسات الحسابات المدينة السيئة العديد من المشاكل للشركات. من تمديد الائتمان للعملاء غير المؤهلين إلى عدم متابعة الحسابات المتأخرة في الوقت المناسب ، تستنزف ممارسات الحسابات المدينة السيئة الوقت والمال والإنتاجية من الشركة.

تحسينات أساسية في معالجة الحسابات المدينة

قد يبدو تحسين عمليات الحسابات المدينة مربكًا في البداية. ومع ذلك ، من خلال اتباع نهج منهجي للوضع ، يمكنك تنفيذ تغييرات ستؤدي إلى تحسينات سريعة وملحوظة. ستحسن الأنشطة التجارية الخمس التالية ، عند تحسينها بشكل صحيح ، وظيفة الحسابات المدينة العامة وبالتالي تنتج فوائد أخرى لعملك بشكل عام.

الحفاظ على بيانات العملاء الدقيقة

تركيز عملية بيانات العملاء المركزية لضمان دقة حسابات العملاء والمعلومات أمر مهم لإنشاء والحفاظ على عملية فعالة للحسابات المدينة. على سبيل المثال ، يمكن أن تتسبب العناوين غير الدقيقة في إرسال الفواتير إلى المكان الخاطئ ، مما يؤدي إلى تأخر الدفعات. يجب مراجعة حسابات العملاء بشكل منتظم للتحقق من وجود أي تناقضات مثل شروط الدفع غير العادية أو غير المناسبة ، وحدود الائتمان ، والخصومات ، وما شابه ذلك. يجب توثيق التغييرات في بيانات العملاء بشكل صحيح ، ويجب وضع ضوابط لمنع الأشخاص غير المصرح لهم من الوصول إلى هذه البيانات أو تحريرها.

إنشاء عملية واضحة وموجزة للموافقة على الائتمان

غالبًا ما ينجرف أصحاب الأعمال إلى عادات ائتمانية ضارة من أجل زيادة المبيعات. يمكن أن يكون تمديد الائتمان مفيدًا ، ولكن يجب إنشاء عملية لذلك واتباعها. يجب أن تشمل تعليمات واضحة بشأن متى وكيفية تقييم وتجاوز حدود الائتمان ، ومتى يتعين وضع الحسابات على الانتظار ، وكيفية عمل عملية التطبيق. يجب أن يتم إجراء مراجعات منتظمة لعملية الموافقة على الائتمان بمرور الوقت.

إنشاء عملية فعالة للفواتير

يجب أن تكون عملية فواتير العملاء دقيقة ومبسطة لتكون فعالة. يمكن أن تتسبب الأخطاء في التسعير ووحدات القياس وما شابه ذلك في الفوضى. علاوة على ذلك ، يجب إنشاء الفواتير وإرسالها في الوقت المناسب ، ويجب أن يكون كيفية إنتاجها متسقًا ومحددًا. يمكن تحسين عملية الفواتير عن طريق تحسينها قدر الإمكان. استخدم تقارير الاستثناء لتحديد الحسابات المشكلة. إذا كان ذلك ممكنًا ، قم بإعداد بوابة عملاء لتحويل بعض العمل إلى العملاء مع منحهم شعورًا بالاستقلالية.

تحسين عملية تطبيق النقد

عند وصولها ، يجب تطبيق الدفعات بشكل صحيح. يجب تطبيقها على العميل الصحيح وعلى الفواتير المناسبة. وإلا ، إذا نشأت نزاعات أو مشكلات في وقت لاحق ، سيكون من الصعب تحديد المشكلة الأولية. يجب أيضًا تطبيق الدفعات بسرعة لضمان أنه في أي لحظة معينة ، تعرف أي حسابات هي حالية وأي حسابات هي متأخرة. يمكن تحسين العملية عن طريق تقديم عدد محدود من خيارات الدفع للبساطة. قم بإرسال القيود المحاسبية بسرعة وقبل المواعيد النهائية. في كل مرة تكون فيها ممكنًا ، تجنب إلقاء النقود في حسابات الاحتياطي حتى تجد الوقت لمعرفة المكان الذي يجب أن تذهب إليه في الواقع.

تحسين عملية التحصيل

تحسين الحسابات المدينة بشكل صحيح يجعل من السهل جدًا تحصيل الدفع في الوقت المناسب وبطريقة فعالة. عندما يتم تطبيق الدفعات بشكل صحيح ، على سبيل المثال ، فمن السهل تحديد الحسابات التي تتعرض للخطر بالذهاب إلى الافتراضي. يجب أن تكون جهود التحصيل متسقة ومنهجية. يجب إنشاء عملية محددة بوضوح للتفاوض على خطط الدفع لضمان توافقها مع أهداف الشركة العامة.

الخلاصة

ليس عليك أن تبدأ من الصفر لتحسين وتحسين حساباتك المدينة. يمكنك اختيار التعامل مع منطقة واحدة في كل مرة ، أو يمكنك الانغماس بكامل طاقتك وتجديدها دفعة واحدة. على أي حال ، أي خطوات تتخذها نحو تحسين حساباتك المدينة ستكون مجزية على المدى الطويل.

الأسئلة المتداولة (FAQs)

ما الذي يزيد من الحسابات المدينة؟

الحسابات المدينة هي المبلغ المستحق للشركة من قبل عملائها. يمكن أن يعني زيادة الحسابات المدينة زيادة المبيعات وزيادة الائتمان المقدم للعملاء. تعني انخفاض الحسابات المدينة أن المبلغ المستحق للشركة من قبل عملائها أقل ، عادةً لأن الشركة حصلت على الدفع وحولت الائتمان إلى نقد.

لماذا من المهم تقليل الحسابات المدينة؟

تقليل الحسابات المدينة يعني أن الشركة تحوّل مبيعاتها إلى نقد ، مما يحرر رأس المال للنمو ، ويضيف سيولة ، ويساعد في تقليل الديون وتخفيض التكاليف ، ويجعل الشركة أكثر تنافسية.

هل ترغب في قراءة المزيد من المحتوى مثل هذا؟ اشترك في النشرة الإخبارية لـ The Balance للحصول على رؤى يومية وتحليلات ونصائح مالية ، تصل مباشرة إلى صندوق البريد الوارد الخاص بك كل صباح!

المصادر

تستخدم The Balance مصادر عالية الجودة فقط ، بما في ذلك الدراسات المراجعة من قبل الأقران ، لدعم الحقائق في مقالاتنا. اقرأ عملية تحريرنا لمعرفة المزيد حول كيفية التحقق من الحقائق والحفاظ على دقة وموثوقية وجودة محتوانا.

Deloitte. “Strategies for Optimizing Your Accounts Receivable” ، الصفحة 5.

Oracle Netsuite. “Accounts Receivable Turnover Ratio: Definition, Formula & Examples.”

Source: https://www.thebalancemoney.com/top-strategies-for-improving-accounts-receivable-4018880