أهمية تخطيط ميزانية الأعمال

تعتمد الشركات الصغيرة الناجحة على فعالية عملية تخطيط أصحاب الأعمال. واحدة من أهم عناصر عملية التخطيط هي تخطيط ميزانية الأعمال، وهي أيضًا واحدة من المراحل النهائية لعملية التخطيط. للبدء، يجب عليك جمع بيانات الشركة المالية والتوقعات وتحليل الصناعة لمساعدتك في بناء ميزانية الأعمال الخاصة بك.

بالإضافة إلى المعلومات المالية والتحليلات القيمة، يجب أيضًا أن تأخذ في الاعتبار خطط الأعمال العامة والاستراتيجية للشركة من أجل بناء ميزانيتك.

ما هي ميزانية الأعمال؟

ميزانية الأعمال هي خطة مالية ديناميكية تستخدم لتقدير الإيرادات والمصروفات المتوقعة للشركة في فترة زمنية قادمة. إنها في الأساس خطة مالية يقوم بها الأعمال لشهر أو ربع سنوي أو سنة. يجب أن تكون مرنة وقابلة للتعديل حتى يمكن تعديلها مع تغير خطط الأعمال وبيئة السوق.

ميزانيات الأعمال يجب أن تشمل كل مصدر للإيرادات المتوقعة من قبل الشركة بالإضافة إلى جميع النفقات المحتملة التي قد تقوم بها الشركة خلال فترة زمنية محددة.

إن الميزانية المفصلة والواقعية هي أحد أهم الأدوات لتوجيه عملك. توفر الميزانية المعلومات الأساسية للعمل ضمن إمكانياتك، وإدارة التحديات غير المتوقعة، وتحقيق الربح. ستساعد الميزانية السليمة في تحديد رأس المال المتاح، وتقدير النفقات، وتوقع الإيرادات. يجب على أصحاب الأعمال الرجوع باستمرار إلى ميزانيتهم كوسيلة لقياس الأرقام المتوقعة مقابل النتائج الميزانية الفعلية من أجل معرفة أين يجب إجراء التعديلات.

يجب أيضًا أن يأخذ التخطيط في الاعتبار الاحتياجات طويلة الأمد. على سبيل المثال، إذا توقعت إنفاقًا كبيرًا بعد عام أو عامين لترقية الكمبيوتر أو صيانة المعدات، فمن الجيد أن تبدأ في التخطيط مسبقًا.

خطوات تخطيط ميزانية الأعمال

الميزانية هي إطار أساسي لشؤون الأعمال المالية الخاصة بك، حيث توضح الأداء السابق وتوفر أداة لتوقع السنة المالية أو فترة زمنية أخرى بناءً على الأصول والإيرادات والمصروفات. فيما يلي نظرة عامة على عملية الميزانية:

إعداد الميزانية

تمكن الميزانيات الشركات من تحديد الأهداف والأولويات والحدود التي يتم توجيه التمويل من خلالها، وتوضيح مصادر التمويل والاستراتيجيات الجديدة التي يمكن أن تجلب الإيرادات إلى خزائن الشركة. تعتبر بنود الخطة التي تستحوذ على أكبر قدر من التمويل من بين الأولويات العالية مثل مصادر الإيرادات وأنواع النفقات المختلفة. تتطلب هذه البنود محاسبة دقيقة وتعمل كمؤشرات أداء لاستراتيجية الأعمال العامة.

يجب أن تفصل الميزانية الفعالة الإيرادات المتوقعة والنفقات المتوقعة حسب الشهر أو الربع أو السنة المالية. اعتمادًا على حجم عملك، يجب أن تشمل ميزانيات الأقسام المستقلة أيضًا وتكون مفصلة حسب الشهر أو الربع، ومجتمعة، ستتكون لتشكل الميزانية الرئيسية الخاصة بك.

ملحوظة: الميزانية الرئيسية هي خطة مالية شاملة تستند إلى الخطة الاستراتيجية للشركة. تتكون من ميزانية التشغيل والميزانية المالية. يتضمن كل منهما عددًا من الميزانيات الأكثر تحديدًا.

تعتبر الشركات التي تعتمد بشكل كبير على إيرادات المبيعات الموسمية مثالًا جيدًا على أهمية الميزانية. إذا كانت شهور يونيو ويوليو وأغسطس وديسمبر تولد عادة 75٪ من إيرادات عملك، فستسمح لك ميزانيتك بالتخطيط مسبقًا. وبهذه الطريقة، يمكنك وضع استراتيجية لتوزيع إيراداتك بشكل أكثر فعالية على مدار السنة المالية لتعظيم الأرباح.

استخدام الميزانية لتقييم أداء الشركة

بالإضافة إلى كونها جزءًا مهمًا من عملية التخطيط، فإن الميزانيات ضرورية لتقييم أداء شركتك على مدار كل سنة مالية. أنواع الميزانيات الشائعة في الأعمال هي:

• الميزانيات الثابتة: هي نوع من الميزانية التشغيلية يستخدم البيانات المالية التاريخية لتقدير الإيرادات والمصروفات المتوقعة في الفترة الزمنية التالية. تستخدم عادة من قبل الشركات الصغيرة جدًا، وتتطلب هذه الميزانيات أخذ كل بند وإضافة زيادة أو انخفاض في النسبة المئوية ليعكس الميزانية التالية.
• الميزانية المستندة إلى الأداء: هذا النوع من الميزانية يأخذ في الاعتبار المدخلات والمخرجات لكل وحدة من المنتج أو الخدمة من أجل تحقيق أقصى كفاءة.
• الميزانية القائمة على الصفر: تبدأ الميزانية القائمة على الصفر من البداية في كل فترة زمنية وتبني ميزانية جديدة استنادًا إلى الظروف في ذلك الوقت. بعبارة أخرى، تبدأ من الصفر لكل بند وتستخدم البيانات المالية الداخلية والصناعية لبناء الميزانية.
• تحليل الاختلاف: الميزانية القائمة على الاختلاف هي تلك التي يتم فيها حساب القيم الفعلية والمتوقعة لكل بند من بنود الإيرادات والمصروفات. يتم استخدام النتائج لمحاولة إعادة البنود الميزانية إلى نطاق معين وتحقيق كفاءة محسنة.

يمكن أن يكون استخدام أحد هذه الأنواع من ميزانيات الشركات أداة أخرى لتحليل الشركة المالي.

على سبيل المثال، إذا كانت المبيعات في الربع الأول أقل مما كنت قد قدرته في الميزانية، فستعرف أنك يجب أن تجد نفقات لتقليصها في وقت لاحق من السنة المالية من أجل البقاء رابحًا. قد يكون مثالًا إيجابيًا مبيعات منتج جديد تتجاوز التوقعات. من خلال تتبع هذا الاتجاه ومقارنته بما تم تخطيطه، سترى أن لديك إيرادات إضافية ربما تقوم بمراجعة الميزانية بخطط لزيادة الإنتاج أو توظيف موظفين إضافيين للتعامل مع الأعمال الإضافية.

استخدام الميزانية للحصول على تمويل

يمكن أن يساعد تاريخ كتابة الميزانيات الصحيحة والمفصلة والالتزام بها في إظهار للمقرضين أو المستثمرين المحتملين أنك يمكنك وضع خطة عمل وجعلها تعمل.

إذا كنت تفتتح عملًا جديدًا وليس لديك تاريخ قليل أو لا تاريخ على الإطلاق، فيجب عليك تعويض هذا النقص في سجل مفصل لميزانيتك. يعني هذا القيام بالبحث في السوق وإظهار كيف يدعم الاتجاهات السابقة أو ربما الفراغ في الصناعة الأرقام التي تقدمها. يمكن أن يساعد هذا الاهتمام بالتفاصيل في الحصول على اهتمام جدي من المقرضين أو المستثمرين.

توظيف موظفين للمساعدة في كتابة الميزانية

حتى الشركات الصغيرة التي تمتلك عددًا قليلاً من الموظفين يجب أن تتأكد من أنها تمتلك العدد المناسب من الموظفين لكتابة والحفاظ على الميزانية. على سبيل المثال، إذا كنت تمتلك وتدير مقهى صغير، فقد يكون لديك قائمة طعام فريدة وسمعة جيدة في خدمة العملاء، ولكن هذا لا يعني أنك محترف مالي.

إذا لم يكن من الواقعي توظيف شخص بدوام كامل للتعامل مع ميزانيتك وشؤونك المالية الأخرى، فكر في الحصول على مساعدة بدوام جزئي أو العمل مع شركة استشارات خارجية، خاصة في وقت مبكر وسنويًا عندما يحين وقت كتابة ميزانية جديدة للسنة المالية التالية. SCORE، وهي منظمة توجيه الأعمال التابعة لإدارة الأعمال الصغيرة في الولايات المتحدة، تتألف بشكل كبير من متطوعين لديهم خلفيات في الأعمال والتمويل يقدمون الإرشاد والمشورة للشركات الصغيرة. يمكن أن يكون هذا مصدرًا قيمًا عندما تبدأ فقط أو عندما تواجه تحديًا كبيرًا. بالإضافة إلى المساعدة في الميزانية أو المشاكل الأخرى، يمكن لمثل هذه المنظمات مثل SCORE أن تضعك على اتصال بموارد أخرى في مجتمعك.

برامج الميزانية

بعض أفضل الأدوات لكتابة ميزانية مفصلة والالتزام بها هي برامج الحاسوب، وهي تتجاوز برامج Microsoft Excel أو غيرها من برامج جداول البيانات. بعض برامج الميزانية الأكثر فائدة هي:

• QuickBooks: واحدة من أكثر برامج الحاسوب سهولة الاستخدام وتكلفة منخفضة تشمل الميزانية.
• Budgyt: برنامج ميزانية سهل الاستخدام يسمح بأكثر من بيان ربح وخسارة.
• PlanningMaestro by Centage: برنامج ميزانية سحابي يتضمن التنبؤ للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.

بالإضافة إلى ذلك، قد تستخدم بالفعل خدمات مثل PayPal أو Square أو خدمات عبر الإنترنت مماثلة أخرى مع نظام نقاط البيع الخاص بك. ومثل البرامج المذكورة أعلاه، فإنها توفر أدوات لكتابة الميزانية وتتبع الإيرادات والمصروفات.

عند البحث عن برنامج للميزانية، عادة ما ترغب في البحث عن هذه الميزات:

• تقسيم الميزانية حسب الأقسام: يتيح لك إنشاء ميزانيات حسب الإدارة أو القسم أو مركز الربح ودمجها جميعًا في الميزانية الرئيسية.
• التعاون: يتيح لأكثر من شخص في منظمتك العمل على عملية التخطيط الميزاني.
• مقارنة الاختلاف: يتيح لك رؤية القيم الفعلية مقابل المقدرة على أساس خطوط البنود.

فوائد تخطيط ميزانية الأعمال

إذا لم تقم الشركة بتطوير ميزانية، فسوف تواجه العديد من المشاكل. إنها تعمل بشكل أساسي بالعمى إذا لم تكن على علم بكمية الإيرادات التي يمكن توقعها أو النفقات التي يجب تخطيطها خلال فترة زمنية محددة. من المرجح أن تفشل مثل هذه الشركة في غضون السنتين الأوليين بعد افتتاحها.

توجد العديد من فوائد تخطيط ميزانية الأعمال. فيما يلي بعض أهمها:

• الصحة المالية: بدون ميزانية للأعمال، من المستحيل أن تعرف الصحة المالية لشركتك. لن تكون لديك فكرة ما إذا كنت قد تحققت أو تجاوزت أهدافك.
• التخطيط الاستراتيجي: تسمح لك ميزانية الأعمال بتطوير خطة استراتيجية حيث ستعرف الإجابة على مسائل مثل ما إذا كنت يمكن أن توسع.
• الحصول على تمويل الديون: إذا حاولت الشركة الصغيرة الحصول على تمويل الديون من البنك أو مؤسسة مالية أخرى، يجب عليها تقديم ميزانية لإظهار المقرضين المحتملين.
• جذب المستثمرين: إذا كانت الشركة ترغب في جذب المستثمرين في الأعمال، فلن يضع هؤلاء المستثمرون أموالهم في الشركة إلا إذا رأوا ميزانية.
• إعداد الضرائب: تساعد ميزانية الأعمال في إعداد الضرائب على الدخل والمبيعات والرواتب.
• اتخاذ القرارات: من أجل اتخاذ قرارات بشأن أي جانب من جوانب العمل، يجب أن تعرف كمية المال المخصصة لهذا البند.

باختصار، إذا لم تقم الشركة بتطوير ميزانية، فسوف تواجه العديد من المشاكل ومن المرجح أن تفشل. ومن الواضح أن فوائد تخطيط ميزانية الأعمال تتجاوز بكثير هذه المشاكل وتساعد على نجاح الشركة.

Source: https://www.thebalancemoney.com/business-budget-planning-reasons-393029