تنظيم المعلومات المالية الخاصة بك ومعالجتها بطريقة منهجية هو أحد أسهل الأشياء التي يمكنك القيام بها للمساعدة في الحفاظ على منزلك المالي في نظام. ستساهم هذه الخطوة بشكل كبير في المساعدة على الحفاظ على استقرار أمورك المالية.
إنشاء نظام بسيط للتصنيف الأساسي
هناك الكثير من المعلومات المالية التي يجب تنظيمها ومعالجتها، ويمكن لنظام التصنيف البسيط أن يجعل هذا الأمر أقل صعوبة. يمكنك تقسيم جميع الأوراق المالية الخاصة بك ببساطة إلى الفئات التالية:
- الفواتير المستحقة
- المستندات الهامة التي يجب الاحتفاظ بها
- العناصر التي يمكن التخلص منها أو تمزيقها
إنها بسيطة بهذا الشكل. إما أن يكون لديك فاتورة تحتاج إلى دفعها، أو إيصال أو وثيقة يجب الاحتفاظ بها، أو شيء يمكن التخلص منه. من الممكن تنظيم هذه العناصر بأي طريقة تراها مناسبة، ولكن يمكن أن تكون بسيطة مثل استخدام ثلاثة مجلدات فردية موسومة بالمعلومات المذكورة أعلاه.
ثم، في كل مرة تحصل فيها على البريد أو تتلقى وثيقة مالية أخرى، خصص لحظة لوضعها في المجلد الصحيح. بهذه الطريقة، ستكون فواتيرك والمستندات الهامة في مكان واحد سهل الوصول إليه. بإمكانك معالجة المجلدات بانتظام وتخزين الوثائق الهامة بشكل دائم والتخلص من ما لا تحتاجه.
الحفاظ على تنظيم الوثائق الهامة
على الرغم من أن نظام التصنيف الأساسي سيقوم بعمل جيد في الحفاظ على أمورك المالية اليومية في نظام، إلا أنه سترغب أيضًا في تنظيم العناصر الهامة التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها. بشكل عام، يمكنك استخدام خزانة ملفات صغيرة مع مجلدات فردية للحفاظ على كل شيء في نظام. وفيما يلي بعض أمثلة المستندات المالية التي يجب الاحتفاظ بها:
- إقرارات الضرائب
- وثائق التأمين
- وثائق الرهن العقاري
- كشوف حساب الاستثمار والتقاعد
- ضمانات أو عقود الخدمة
مدة الاحتفاظ بالوثائق
نظرًا لأنه يتعين عليك الاحتفاظ بنسخ من بعض الوثائق، فكم من الوقت يجب أن تحتفظ بها؟ في بعض الحالات، قد تحتاج فقط إلى الاحتفاظ بوثيقة أو نموذج لفترة قصيرة، في حين قد ترغب في الاحتفاظ ببعضها لسنوات. فيما يلي بعض الوثائق المالية الشائعة ومدة الوقت التي يجب أن تنظر في الاحتفاظ بها:
- إقرارات الضرائب: يُوصَى بالاحتفاظ بها لمدة سبع سنوات. إذا أرادت مصلحة الضرائب الأمريكية مراجعة إقراراتك، فعادةً ما تكون لديها بين 3 إلى 6 سنوات للعودة إلى التواريخ التي قدمت فيها الإقرارات. الاحتفاظ بسبع سنوات من الإقرارات السابقة سيحميك ويجعل حياتك أسهل إذا تمت مراجعتك. ليس فقط ذلك، ولكن إذا كنت تخطط لشراء منزل أو إذا كنت بحاجة إلى إثبات الدخل للمقرض، فمن الجيد أن يكون لديك بضع سنوات من البيانات في متناول يديك.
- وثائق الرهن العقاري: عندما تشتري منزلاً، ستجلس وتوقع اسمك على ما يبدو مئات الصفحات. عادةً ما ستتلقى مجلدًا كبيرًا يحتوي على نسخ من كل شيء تمت مناقشته في الإغلاق. ستشمل هذه الوثائق معلومات من البنك توضح القرض، ومعلومات من شركة العقارات، ومعلومات التقييم والفحص، وغيرها الكثير. على الرغم من أنك قد لا تحتاج إلى الرجوع إلى هذه الأشياء بشكل متكرر، إلا أنه يجب الاحتفاظ بهذه الوثائق إلى أجل غير مسمى. قد تحتاج إلى الرجوع إليها في المستقبل، ويمكن أن توفر بعض المعلومات القيمة عندما تقوم في النهاية ببيع المنزل.
- كشوف حساب البنك والاستثمار: إذا كان هناك شيء جيد عن الإنترنت، فهو أنه يمكنك غالبًا الوصول إلى نسخ إلكترونية من كشوف حساب البنك والاستثمار في أي وقت. يُزيل هذا الأمر الحاجة إلى الاحتفاظ بكل بيان تفصيلي تتلقاه. ومع ذلك، من الجيد مراجعة كل بيان تفصيلي تتلقاه وإذا كانت ربع سنوية، فاحتفظ بها حتى يصل البيان التالي. بمجرد استلام البيان السنوي أو السنوي، يمكنك التخلص بأمان من جميع البيانات الشهرية أو الربع سنوية. سيقلل ذلك من عدد الأوراق التي يجب عليك تخزينها، ومن المرجح أن تتمكن من الحصول على نسخ إضافية عبر الإنترنت أو عن طريق إجراء مكالمة هاتفية سريعة.
- الفواتير والإيصالات: عندما تتلقى فواتير الخدمات العامة وبطاقات الائتمان، من الجيد الاحتفاظ بها لمدة عام بعد التحقق من صحة المعلومات. يمكن أن تحدث أخطاء وإذا كان لديك نسخة من بيانك المتاح بسهولة، يمكنك الاستفادة منها في حالة وجود خطأ. نفس الشيء ينطبق على الإيصالات. يجب الاحتفاظ بها لفترة كافية لمقارنتها مع كشوف الحساب الخاصة بك حتى تتمكن من اكتشاف أي أخطاء. طبعًا، ما لم تكن الإيصالات للمشتريات التي يمكن استخدامها لأغراض ضريبية. في هذه الحالة، يجب الاحتفاظ بها لمدة تصل إلى سبع سنوات تمامًا مثل إقرارات الضرائب في حالة التدقيق.
الحفاظ على معلوماتك بأمان
أصبح سرقة الهوية مشكلة كبيرة في السنوات الأخيرة. يمكن للمحتالين أن يأخذوا جزءًا من تاريخك الشخصي والمالي واستخدامه لإنشاء هويات مزيفة يمكن أن تدمر رصيدك الائتماني وتستنزف حساباتك المصرفية وتسبب لك صداعًا كبيرًا. لذا، من المهم أن تحمي وتتخلص من بياناتك المالية بشكل صحيح.
أولاً وقبل كل شيء، افكر في شراء جهاز تمزيق الورق لمنزلك. جميع فواتير المرافق القديمة وحتى عروض بطاقات الائتمان التي تتلقاها في البريد كل شهر يمكن أن تكون هدفًا رئيسيًا للمحتالين. من خلال تمزيق الوثائق الغير مستخدمة، يمكنك التأكد من أنك قللت من فرص سرقة المعلومات.
كما يجب أن تحمي الوثائق التي تحتفظ بها في المنزل. إذا كنت تخزن كل شيء في صناديق من الورق المقوى في القبو، فماذا يحدث إذا كان هناك فيضان؟ يمكن أن تفقد سنوات من البيانات. الأمر نفسه ينطبق إذا حدث حريق أو كارثة أخرى.
على الرغم من أنه لا يمكنك حماية نفسك من كل احتمال، يمكنك على الأقل الحصول على خزانة ملفات قوية ومتينة وربما حتى مقاومة للحريق تحتفظ بوثائقك بشكل نسبي آمن وتبقيها بعيدة عن الأيدي الخاطئة. لا تحتاج إلى الإفراط في الحماية، ولكنك أيضًا لا تريد أن يكون كل شيء مجرد جالسًا في بضع صناديق قديمة في خزانة ملابسك.
التنظيم يمكن أن يساعد حتى ورثتك
إذا حدث شيء لك، فإن الوثائق المالية المنظمة يمكن أن تساعد بشكل كبير الأشخاص الذين سيعتنون بشؤونك بعد رحيلك. يمكن أن يسهل تسوية ممتلكاتك. إذا كان لديك وصية، فمن المهم أيضًا أن يكون لديك رسالة توجيهية حتى يعرف المنفذ أين يمكن العثور على هذه الوثائق.
هل كانت هذه الصفحة مفيدة؟
شكراً لتعليقك! أخبرنا لماذا؟
المصادر:
- مصلحة الضرائب الأمريكية. “التدقيق من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية”.
- مصلحة الضرائب الأمريكية. “كم يجب أن أحتفظ بالسجلات؟”.
هل كانت هذه الصفحة مفيدة؟
شكراً لتعليقك! أخبرنا لماذا؟
المصادر:
- مصلحة الضرائب الأمريكية. “التدقيق من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية”.
- مصلحة الضرائب الأمريكية. “كم يجب أن أحتفظ بالسجلات؟”.
هل كانت هذه الصفحة مفيدة؟
شكراً لتعليقك! أخبرنا لماذا؟
المصادر:
- مصلحة الضرائب الأمريكية. “التدقيق من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية”.
- مصلحة الضرائب الأمريكية. “كم يجب أن أحتفظ بالسجلات؟”.
Source: https://www.thebalancemoney.com/getting-your-financial-house-in-order-1289794
اترك تعليقاً