تأكد من جاهزيتك للتقديم.
تصنيف العاملين بشكل صحيح
يتطلب مصلحة الضرائب الأمريكية أن تصنف العاملين بشكل صحيح: كموظف أو مقاول مستقل. يمكنها فرض غرامات وعقوبات إذا كان العامل الذي تدفع له كمقاول مستقل يجب أن يدفع كموظف.
التحقق من توزيع وموعد تقديم النماذج
تتضمن عملية W-2 خطوتين. الخطوة الأولى هي توزيع نماذج W-2 على الموظفين. الخطوة الثانية هي تقديم هذه النماذج للإدارة الأمنية الاجتماعية (SSA).
التحقق من نماذج الموظفين W-4
يجب أن يكون لديك نموذج W-4 في ملفك لجميع الموظفين في جميع الأوقات. تأكد من أن الموظفين قد أدخلوا معلومات دقيقة ومحدثة في نماذج W-4 التي قدموها لك.
جمع معلومات الرواتب
ستحتاج إلى بعض المعلومات الأساسية حول شركتك لجميع نماذج W-2: رقم هوية صاحب العمل في شركتك، واسم الشركة وعنوانها والرمز البريدي، ورقم تعريف ضريبة الدولة لشركتك (إذا كانت مطبقة).
إعداد نماذج W-2
تحتوي نماذج W-2 على عدة نسخ: النسخة A (طبعة حمراء خاصة) لإدارة الضمان الاجتماعي، والنسخة 1 لتقديمها للدولة أو المدينة أو إدارة الضرائب المحلية، والنسخة B لاستخدام الموظف عند تقديم إقراره الضريبي الفيدرالي، والنسخة C لسجلات الموظف، والنسخة 2 لإدارة الضرائب في الدولة أو المدينة أو الإدارة الضريبية المحلية للموظف، والنسخة D لسجلاتك.
توزيع نماذج W-2 على الموظفين
يجب أن تقرر كيفية توزيع النماذج على الموظفين. لديك خيارين لتوزيع النسخ B و C. يمكنك إما إرسالها بالبريد أو تسليمها للموظفين شخصياً. قد ترغب في أن يقوم الموظف بالتصديق على أنه استلم النموذج لتجنب الأسئلة حول ما إذا تم ذلك إذا قرروا استلام النموذج شخصياً.
تقديم نماذج W-2 و W-3 للإدارة الأمنية الاجتماعية
يجب أن تستخدم نماذج الإرسال W-3 عند تقديم نماذج W-2 عن طريق البريد إلى الإدارة الأمنية الاجتماعية. تجمع نموذج W-3 جميع المعلومات من كل خانة في نموذج W-2 لجميع الموظفين. لا يلزم تقديم نموذج إرسال W-3 إذا قررت تقديم نماذج W-2 الخاصة بك عبر الإنترنت للإدارة الأمنية الاجتماعية.
تقديم النماذج عبر الإنترنت أو عن طريق البريد
لديك خيارين لتقديم هذه النماذج. يمكنك تقديمها عبر الإنترنت في قسم الخدمات التجارية على موقع الإدارة الأمنية الاجتماعية. ستحتاج إلى التسجيل أولاً ثم استكمال النماذج المناسبة عبر الإنترنت.
يمكنك أيضًا إرسال نسخة A من نماذج W-2 المكتملة مع نموذج W-3 إلى الإدارة الأمنية الاجتماعية. عنوان المراسلات للنماذج المرسلة عبر البريد هو الإدارة الأمنية الاجتماعية؛ مركز العمليات المباشرة؛ ويلكس-باري، بنسلفانيا 18769-0001.
طلبات الموظفين للحصول على نسخ مكررة من النماذج
غالبًا ما يفقد الموظفون أو يفقدون نماذج W-2 الخاصة بهم، لذا قد يطلبون نسخة مكررة من نموذج W-2 الخاص بهم. اكتب “REISSUED STATEMENT” على النسخة الجديدة وأعطها للموظف. لا يلزمك إضافة “REISSUED STATEMENT” إذا قمت بإرسال نموذج إلكتروني للموظف.
قد ترغب في تحصيل رسوم من الموظفين مقابل نسخة مكررة أولى، أو النسخة المكررة الثانية في السنة. تقول مصلحة الضرائب الأمريكية أنه “لا يحظر” عليك أن تفرض رسومًا على نموذج W-2 المكرر، ولكن من الجيد أن توضح سياستك بشأن النماذج المكررة للموظفين.
التحقق من اللوائح الحكومية
عند إكمال نموذج W-2 لموظف، سترسل النسخة 1 إلى كل ولاية يعمل فيها الموظف.
تمديد وقت التقديم
يمكنك تقديم طلب على نموذج 8809 إذا كنت بحاجة إلى تمديد مدة 30 يومًا لتقديم نماذج W-2 مع الإدارة الأمنية الاجتماعية. يجب تقديم الطلب في موعد أقصاه تاريخ استحقاق النموذج. تمنح مصلحة الضرائب الأمريكية تمديدات “فقط في حالات محدودة”، مثل كارثة دمرت سجلاتك.
يجب أن ترسل فاكسًا إلى مصلحة الضرائب الأمريكية إذا كنت بحاجة إلى تمديد لتقديم نماذج W-2 للموظفين. يجب أن يكون الخطاب موجهًا إلى الخدمات الفنية لمصلحة الإيرادات الداخلية، إلى السيد: منسق تمديد الوقت. رقم الفاكس هو 877-477-0752. يجب أن يتضمن الخطاب اسمك وعنوانك ورقم هوية صاحب العمل وبيانًا حول سبب طلب التمديد يتضمن سبب الطلب وتوقيعك.
تحذير: يمكنك فقط تقديم طلب واحد لتمديد تقديم نماذج W-2 مع الإدارة الأمنية الاجتماعية إذا تمت الموافقة على طلبك. لا يمكنك طلب مرة ثانية.
الأسئلة المتداولة
متى يجب أن ترسل نماذج W-2؟
الموعد النهائي لتوزيع نماذج W-2 للموظفين ولتقديمها للإدارة الأمنية الاجتماعية هو 31 يناير من العام التالي للعام الضريبي.
من أين يمكنك الحصول على نماذج W-2 لإرسالها للموظفين؟
يمكنك الحصول على نماذج W-2 من متجر لوازم المكتب، أو محاسبك المعتمد، أو برنامج الضرائب أو المحاسبة الخاص بك، أو من مصلحة الضرائب الأمريكية.
تم التحديث بواسطة بيفرلي بيرد.
هل كانت هذه المعلومات مفيدة؟
Source: https://www.thebalancemoney.com/before-you-prepare-and-distribute-w-2-forms-397999
اترك تعليقاً