كيفية إنشاء فاتورة لعملك

تعلم كيفية اختيار وتنسيق أفضل قالب لك

إنشاء قالب قوي

عند اختيار قالب فاتورة لعملك الصغير، يجب أن تأخذ في الاعتبار صناعتك واحتياجاتك المحددة عند تقديم فواتير للعملاء والعملاء. يجب أن تعطي الأولوية لاختيار قالب يحتوي على تصميم نظيف وسهل القراءة والفهم.

يمكنك تخصيص الفاتورة الخاصة بك عن طريق إضافة لمسات تدعم علامتك التجارية، مثل الشعار والخطوط أو ألوان العلامة التجارية. يمكن أيضًا أن يكون لمسة شكر شخصية لطيفة.

إرسال الفواتير بسرعة بعد الانتهاء من العمل أو ملء الطلب يمكن أن يساعدك في الحصول على الدفع بشكل أسرع. أن تكون متساهلاً في كيفية استلام المدفوعات، مثل قبول بطاقات الائتمان، يمكن أيضًا أن يساعد في تسريع عملية الدفع. تقوم بعض الشركات بفرض رسوم تأخير، بينما يفضل البعض الآخر تقديم حوافز للعملاء والعملاء من خلال منح خصومات على الدفع المبكر.

كيفية تنسيق القالب بشكل صحيح

يجب أن تتضمن بعض الأمور الأساسية في كل فاتورة لجعل عملية الفوترة منظمة وفعالة قدر الإمكان. سنناقش أساسيات كيفية إنشاء فاتورة أدناه.

قم بإدخال المعلومات الأساسية الخاصة بك. يجب أن تتضمن معلومات الأعمال الأساسية مثل اسمها وتفاصيل الاتصال المتعلقة مثل رقم الهاتف والعنوان وعنوان البريد الإلكتروني. يجب أن يتم عرض ذلك بوضوح في أعلى الفاتورة، غالبًا في الزاوية العلوية اليسرى.

قم بتضمين معلومات العميل. قم بتسجيل جميع المعلومات اللازمة للعميل مثل اسم شركتهم وعنوانهم ورقم هاتفهم وعنوان البريد الإلكتروني. يتم تضمين هذا القسم عادةً تحت عنوان “فاتورة إلى:” ويجب أيضًا تضمينه بالقرب من أعلى الفاتورة، غالبًا أسفل تفاصيل عملك.

تذكر رقم الفاتورة. يجب تضمين رقم فاتورة محدد على كل فاتورة لتسهيل الرجوع إليها عند متابعة العميل وعند إجراء الحسابات. يتم تسمية أول فاتورة يرسلها العمل عادةً بالرقم 1، والفاتورة التالية بالرقم 2، وهكذا.

قم بتضمين تاريخ الإصدار. سترغب أيضًا في تضمين تاريخ الفاتورة – يساعد هذا العملاء على تذكر متى تم الانتهاء من العمل أو تمت عملية الشراء. يحدد التاريخ أيضًا بداية فترة السماح بالدفع.

قم بتسجيل المبلغ المستحق. جزء أساسي من الفاتورة هو تحديد بوضوح المبلغ الذي يدين به العميل أو الزبون. يتم وضع المبلغ المستحق عادةً بالقرب من أسفل الفاتورة، بعد قائمة تفصيلية للرسوم وأي ضرائب قابلة للتطبيق.

قدم تفاصيل الدفع. عند العمل مع عملاء أو زبائن جدد، قم بمناقشة كيفية معالجة المدفوعات مسبقًا وأعلمهم بشروط الدفع الخاصة بك – فترة السماح بالدفع، إذا كنت تفرض رسومًا تأخيرًا، إلخ. يجب أن تقوم بتسجيل شروط الدفع الخاصة بك أيضًا على الفاتورة الخاصة بك. يتطلب معظم الشركات الدفع في مكان ما بين استلام الفاتورة وخلال 90 يومًا (يُطلق عليها أحيانًا “صافي 90”). من الجيد الالتزام بمعايير الصناعة عند تحديد شروط الدفع.

تأكد من التحقق الثلاثي من الفواتير الخاصة بك قبل إرسالها إلى العملاء. يمكن أن تظهر الأخطاء في الفاتورة بشكل غير مهني ويمكن أن تتسبب في الارتباك الذي يمكن أن يؤدي إلى تأخير الدفع.

قوالب الفواتير مقابل البرامج

عند اتخاذ قرار بين استخدام قالب فاتورة أو برنامج، يجب أن تأخذ في الاعتبار أولوياتك وكم مرة ترسل الفواتير وتفضيلاتك الشخصية.

قد يفضل الشركة الصغيرة التي ترسل فواتير قليلة كل شهر وتسعى للحفاظ على تكاليف منخفضة استخدام قالب فواتير مجاني. قد تستفيد الشركة الأكبر التي ترسل فواتير بانتظام ولديها نظام محاسبة معقد أكثر من الكفاءة والأدوات التي يوفرها برنامج الفوترة.

قوالب

سهل البحث عن قوالب الفواتير عبر الإنترنت. من بين الأماكن الشائعة للعثور عليها:

• قوالب Microsoft Word و Excel
• قالب فواتير Google Sheets في Google Docs
• منشئات فواتير مجانية مثل Invoice Generator

يمكن أن يكون استخدام قالب فاتورة خيارًا أبسط وأكثر كفاءة من حيث التكلفة، حيث تتوفر العديد منها مجانًا أو بتكلفة منخفضة. يمكن أيضًا أن يكون هذا خيارًا جيدًا لأصحاب الأعمال الذين لا يشعرون بالراحة في استخدام البرامج لنظام الفوترة الخاص بهم.

ومع ذلك، قد تتطلب قوالب الفواتير مزيدًا من العمل ولا تقدم المزيد من الميزات المتقدمة والقدرة على أتمتة عملياتك التي يمكن أن توفرها البرامج.

إذا قررت استخدام قوالب الفواتير، تأكد من وجود سجلات احتياطية لجميع الفواتير التي قمت بإنشائها في حالة وجود مشاكل في الكمبيوتر.

الأسئلة المتكررة

لماذا يجب أن أستخدم برامج الفوترة؟

يمكن أن تساعد برامج الفوترة في تسهيل عملية الفوترة بميزات مثل الوصول المحمول وخيارات “ادفع الآن” التي تشجع العملاء على الدفع بشكل أسرع. يمكن أن تقوم العديد من خيارات برامج الفوترة بأتمتة العمليات وتوفير نظرة عامة عن عملك.

كيف يمكنني إنشاء فاتورة باستخدام Microsoft Word؟

لإنشاء فاتورة باستخدام Microsoft Word، حدد أحد القوالب المتاحة المدرجة عبر الإنترنت. بمجرد تنزيل القالب، يمكنك ملء جميع الأقسام اللازمة بتفاصيل الفاتورة ذات الصلة.

كيف يمكنني استخدام Google Sheets لإنشاء قوالب؟

إذا كنت ترغب في إنشاء فاتورة باستخدام قالب Google Sheets، حدد ميزة Template Gallery بالقرب من الزاوية العلوية اليمنى. ستوسع الصفحة لعرض العديد من خيارات القوالب. في قسم العمل، انقر على القالب المسمى “فاتورة”.

هل كانت هذه الصفحة مفيدة؟

شكرًا لتعليقك! أخبرنا لماذا! آخر

Source: https://www.thebalancemoney.com/how-to-create-an-invoice-for-your-business-5196704