ما هو الجرد الفعلي؟
يشير الجرد الفعلي أيضًا إلى المخزون المتوفر للشراء. يتضمن ذلك عملية عد العناصر ووزنها أو قياسها، وطلب العناصر المكلفة للبائعين.
ما هو عد الجرد الفعلي؟
عد الجرد الفعلي هو عندما يقوم موظفو المتجر بعد المخزون الفعلي للمتجر ومقارنة هذه المستويات مع مستويات المخزون المسجلة في نظام نقاط البيع (POS). يضمن ذلك تسجيل دقيق للمخزون وتحديد الاختلافات وتقليل فرص نفاد المخزون أو التخزين الزائد.
الغرض من عد الجرد الفعلي
يعد عد الجرد الفعلي عملية فحص المخزون الذي تحمله في المتجر – من الأرضية إلى غرفة المخزن الخلفية – ومقارنة مستويات المخزون التي تعدونها مع مستويات المخزون المسجلة في نظام نقاط البيع الخاص بك (POS) ثم التوفيق بين أي اختلافات.
عادةً ما يأخذ عد الجرد في الاعتبار كمية المخزون التي لديك لكل نوع من المنتجات أيضًا.
يمكن أيضًا أن يشمل عد الجرد الفعلي:
- المواد الخام
- المنتجات التي تم تصنيعها
- السلع المنتجة
- مواد التعبئة والتغليف
- مواد الصيانة والإصلاح والعمليات (MRO)
هدف عد الجرد الفعلي هو مراجعة مستويات المخزون في المتجر وضمان أن أرقام المخزون المسجلة في نظام نقاط البيع الخاص بك تكون دقيقة بنسبة 100٪ قدر الإمكان. وتعتبر نسبة التقلص هي مقياس دقة مستويات المخزون الخاصة بك، وهي نسبة المخزون المفقود من سجلات نقاط البيع الخاصة بك.
متى يجب عمل عد الجرد الفعلي؟
من الجيد أن تقوم بعمل عد جرد صغير عند إعادة تعبئة المخزون. تأكد من أن إجمالي عدد العناصر (الجديدة والموجودة بالفعل) دقيق لتكون نقطة انطلاق مقابلها يمكن مقارنة فحوصات المخزون المستقبلية.
من هناك، تعتمد تكرار عمل عد الجرد الفعلي على عدة عوامل، بما في ذلك:
- عدد الأصناف المختلفة في المخزون الخاص بك
- عدد العناصر التي يتم بيعها يوميًا
- نوع طريقة الجرد الفعلي الذي تستخدمه
- ما إذا كنت تستخدم تكنولوجيا المخزون مثل نظام نقاط البيع أو ماسحات الباركود
على سبيل المثال، إذا كنت تمتلك متجرًا صغيرًا لبيع الملابس بـ 120 نوعًا مختلفًا من المنتجات، فقد لا يكون هناك الكثير من العناصر لعد، ومن المرجح أنه لن يستغرق الكثير من الوقت. لذا، سيكون من المعقول القيام بعد جرد كامل للمخزون كل شهر.
من ناحية أخرى، يمكن للبائع الكبير الذي يبيع آلاف العناصر يوميًا، على الرغم من أنه قد يحتاج إلى زيادة تكرار فحوصات المخزون الفعلي، أن يحدد كل عدة فترات من المخزون (المعروفة باسم عد الدورة أو عد جزئي للمخزون) لجعل العملية أسرع.
بالإضافة إلى العد الجزئي للمخزون، يوصى بأن يقوم التجار بعمل عد جرد كامل للمخزون الفعلي مرة واحدة على الأقل قرب نهاية كل عام ميلادي. هذا يضمن أن لديك سجل دقيق للمخزون عند إعداد القائمة المالية الخاصة بك لموسم الضرائب.
أنواع عد الجرد الفعلي
العد اليدوي
العد اليدوي هو ما يحدث بالضبط. سيقوم موظفو المتجر بعد كل قطعة من المخزون سواء في غرفة المخزن أو على الأرضية وتسجيل الأرقام باستخدام القلم والورق. يتجنب معظم المتاجر هذه التقنية لأنها تستغرق وقتًا طويلاً ومعرضة للخطأ البشري.
العد الإلكتروني
مع العد الإلكتروني للجرد الفعلي، يستخدم موظفو المتجر ماسحة الباركود ونظام نقاط البيع لعد المخزون بشكل أسرع وأكثر دقة مما هو ممكن مع العد اليدوي. عندما يقوم موظف المتجر بمسح كل عنصر، يتم تسجيل مستوى المخزون لتلك الوحدة في النظام الإلكتروني تلقائيًا. لا يقلل هذا فقط من مخاطر العد الزائد أو العد الناقص، بل يوفر أيضًا سجلًا رقميًا لكل عملية عد المخزون، والتي يمكن مقارنتها بمستويات المخزون المدرجة في نظام نقاط البيع لتسهيل التوفيق بينهما بشكل أسرع.
عد الدورة
عد الدورة (المعروف أيضًا باسم عد جزئي للمخزون) هو تقنية إدارة المخزون حيث يقوم التجار بعد المخزون فقط لفئة معينة من المنتجات بدلاً من القيام بعد كامل للمخزون. تعتبر هذه التقنية مثالية للتجار الذين يرغبون في الحفاظ على سجل دقيق للمخزون الخاص بهم مع تقليل الوقت الذي يستغرقه العد عن طريق تقسيم المهمة الكبيرة إلى عدة مهام صغيرة. على عكس العد الكامل للمخزون، الذي قد يتطلب من الفرق التجاري إغلاق المتجر أو العمل خلال الليل لإكماله، يمكن القيام بعد الدورة عادة خلال ساعات العمل.
عد الجرد الكامل
يحدث عد الجرد الكامل عادة في نهاية العام الميلادي، بعد فترة الذروة التجارية، عندما تكون مستويات المخزون عادة في أدنى مستوياتها. يقوم فرق البيع بعد كل المخزون في المتجر ويبدأون العام الجديد بسجل دقيق يتضمن تكلفة إجمالية للبضائع المباعة والقيمة التجزئة للبضائع.
بناءً على كمية الأصناف التي يحملها متجرك، يمكن أن يستغرق عد الجرد الكامل وقتًا طويلاً. عادةً ما يقوم التجار بإغلاق متجرهم لعمل عد الجرد الكامل أو جدولة فريق للعمل خلال الليل. نتيجة لذلك، يقتصر العديد من التجار الصغار على عد الجرد الكامل مرة أو مرتين في السنة، مع الاعتماد على عد الدورة الدورية في الفترات الأخرى.
ما هو الفرق بين عد الجرد الفعلي وعد الجرد المستمر؟
الجرد الفعلي هو طريقة لعد المخزون الفعلي يقوم به موظفو المتجر يدويًا ويقومون بتعديل نظام إدارة المخزون الخاص بهم إذا وجدوا اختلافات.
على الجانب الآخر، يحدث الجرد المستمر عند تحديث مستويات المخزون بعد معالجة نظام نقاط البيع الخاص بك للمعاملة وتعديل مستويات المخزون للعناصر المباعة تلقائيًا.
على سبيل المثال، إذا كان لديك خمسة منتجات معينة في المخزون وتم بيع واحدة منها في مكتب الخدمة الخاص بك، فسيقوم نظام نقاط البيع الخاص بك تلقائيًا بتحديث مستويات المخزون المسجلة لهذا المنتج إلى أربعة. يسهل هذا التشغيل عملية إدارة المخزون ويجعل التحكم في المخزون أكثر كفاءة.
فوائد وجود عملية عد الجرد الفعلي
الحفاظ على دقة المخزون
يتسبب المخزون غير الدقيق – سواء من حيث الكمية الإجمالية أو مستويات المخزون لكل حجم – في مشاكل كبيرة للتجار.
“عملية عد الجرد الفعلي خطوة ضرورية في إدارة المخزون لأنها توفق بين المخزون الفعلي في التخزين مع عد المخزون في النظام”، كما يقول ستيفن لايت، المدير التنفيذي والشريك المؤسس لعلامة المرتبة نولا. “إذا كان هناك اختلاف، فهذا يعني أن هناك مشكلة. يمكن أن يكون إما فقدان المخزون أو عدم إرسال المخزون إلى نقاط البيع.”
تحسين توقعات الطلب
توقعات الطلب هي جزء مهم من إدارة المخزون. يحدث ذلك عندما تتوقع كمية الطلب على منتج ما، ومدى سرعة نفاده، ومتى سيحتاج إلى إعادة التعبئة.
عمل عد الجرد الفعلي يساعد أيضًا على تحسين توقعات المخزون والشراء. على سبيل المثال، يمكن للتجار باستخدام نظام نقاط البيع Shopify عرض تقارير توقعات الطلب التي توصي بالمنتجات التي يجب إعادة تعبئتها بناءً على ربحيتها ومعدل إعادة التعبئة. يتيح لك هذا إعادة تعبئة العناصر ليس فقط بناءً على شعبيتها ولكن أيضًا بناءً على ربحيتها.
تجنب نفاد المخزون
“عذرًا، هذا المنتج غير متوفر” هو شيء لا يرغب موظفو التجزئة في قوله للعملاء المحتملين. وفقًا لدراسة حديثة، كان المنتج غير المتوفر هو السبب الرئيسي لقرار العميل بمغادرة المتجر دون شراء أي شيء. تؤثر هذه النقص في المخزون على مبيعات التجزئة.
يمتلك Best Price Nutrition 23 متاجر بالإضافة إلى عدد قليل من مواقع التجارة الإلكترونية على Shopify. مع وجود مخزون موزع بهذا الشكل، يقول مدير التجارة الإلكترونية للشركة، جون فريجو، “ينسون القيام بالتحويلات، لذلك المخزون دائمًا تحديًا”.
يقومون بعمل عد جرد فعلي أربع مرات في السنة ويقومون بفحوصات جزئية للمخزون عشوائية على العلامات التجارية المحددة والمنتجات المدرجة في الكومة مرة واحدة في الشهر تقريبًا.
بالإضافة إلى عمليات العد، يمكن للتجار على Shopify التحكم في نفاد المخزون باستخدام نقاط إعادة الطلب وتقارير المخزون المنخفض. باستخدام تقارير المخزون المنخفض، يمكن للتجار رؤية المنتجات والمتغيرات التي تقترب من مستوى إعادة الطلب المحدد مسبقًا وطلب المزيد من المخزون قبل نفاده.
زيادة معدل بيع المخزون الذي يعاني
عملية عد الجرد الفعلي لا تمنع فقط نفاد المخزون، بل تقلل أيضًا من مخاطر حمل المخزون غير الشعبي بسعر كامل لفترة طويلة. باستخدام نظام نقاط البيع Shopify، يمكن للتجار الوصول إلى تقارير تصنيف المخزون التي تصنف المنتجات بناءً على تكلفتها للوحدة وسعر البيع وعدد الوحدات المباعة والإيرادات الإجمالية التي تم توليدها على مدار فترة زمنية.
بالنسبة للمنتجات التي لا تباع كما هو متوقع، يمكن للتجار النظر في إعادة ترتيبها في المتجر: الترويج لها لزيادة الاهتمام، أو تطبيق خصم خاص لتحفيز الشراء. يساعد هذا في زيادة معدل بيع المخزون الذي يعاني، لضمان الحصول على عائد على الاستثمار الأولي وتوفير مساحة للعناصر الأكثر شعبية التي تباع بحجم أعلى أو هامش أعلى أو كلاهما.
تقليل تقلص المخزون
فقدان المخزون أو تقلص المخزون هو مشكلة شائعة ومحبطة للتجار. يحدث عندما يكون المخزون الفعلي أقل من الرقم الموجود في برنامج إدارة المخزون الخاص بك.
سيساعد عد جزئي للمخزون بشكل أسبوعي، على سبيل المثال، التجار على تحديد الاختلافات بين مخزون المتجر الفعلي ومستويات المخزون المسجلة في نظام نقاط البيع الخاص بهم بحجم عينة أصغر من المخزون الذي يمكن عدّه (فئة منتج محددة، على سبيل المثال). يتيح لك القيام بذلك بشكل أسبوعي الوقت الكافي لتحديد سبب تقلص المخزون والتوفيق بينه.
على الجانب الآخر، لن يؤكد تتبع المخزون المستمر المخزون المفقود. إذا قام الموظفون بسرقة المخزون أو تمت سرقة العناصر، فإن مخزونك الفعلي سينقص، ولكنه سيظل متاحًا ومسجلًا في نظام نقاط البيع. تجنب الإفراط في التخزين أو التخزين الناقص
عدم تتبع مستويات المخزون الفعلي يمكن أن يؤدي إلى حمل كمية كبيرة (أو غير كافية) من المخزون، مما يمكن أن يتسبب في مشاكل ميزانية.
اعتبارًا من أبريل 2023، وجدت مكتبة تعداد الولايات المتحدة الأمريكية أن المتاجر التجارية في المتوسط تحمل 1.39 دولار من المخزون لكل دولار في المبيعات.
الاختلاف بين المخزون الفعلي والطلب على هذا المخزون (المعروف أيضًا باسم الإفراط في التخزين) يمكن أن يؤدي إلى تخفيض الأسعار. على الرغم من أن التخفيض في الأسعار له استخداماته، إلا أن التخفيض على نطاق واسع يؤدي إلى فقدان الإيرادات نتيجة لانخفاض الهوامش المتوقعة على كل عملية بيع.
باستخدام نظام إدارة المخزون الجيد ونظام إدارة المستودعات، يمكنك مراقبة دوران المخزون بسهولة أكبر. من خلال ذلك، يمكنك الاستثمار بما فيه الكفاية في المخزون لتلبية الطلب دون الإفراط في التخزين أو التخزين الناقص.
عملية عد الجرد الفعلي
1. التخطيط والتحضير وتعيين SKUs
يتطلب عملية عد المخزون الدقة والتخطيط: حدد تاريخًا لفحص المخزون الخاص بك – سواء كان ذلك في أسبوع أو شهر أو فترة زمنية معينة – وأعط موظفي التجزئة الذين تجدد جدولتهم إشعارًا مسبقًا. إذا كنت تخطط لإغلاق متجرك خلال ساعات العمل، فأعلم العملاء بذلك من خلال إعلان على قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك، وشعار على موقع الويب الخاص بك، ولافتة أمام متجرك. قم بتدريب الموظفين الجدد الذين لم يقوموا بعد بعملية عد المخزون. شرح كيفية عد العناصر، ونوع فحص المخزون الذي تقوم به، وأين يجب عليهم تسجيل نتائجهم. قم بإعداد قائمة بالـ SKUs التي تقوم بعد الجرد لها وقسمها بين موظفيك. على سبيل المثال، يمكن لشخص واحد أن يأخذ تي شيرتات النساء، وآخر السراويل الرجالية، وهكذا. بهذه الطريقة، يكون لدى كل موظف قائمة محددة مسبقًا لمتابعتها – ولا يتم عد شيء مرتين.
أخيرًا، قبل عملية عد المخزون، قم بترتيب مستودع المخزون الخاص بك وأرضية المتجر وقدم لكل عضو في فريقك مساحة كافية لعد المنتج أو الفئة التي تم تعيينها لهم دون أن يعوقوا بعضهم البعض.
2. عد المخزون الخاص بك
سواء قررت إغلاق متجرك ليوم واحد أو جدولة ورديات ليلية لعملية عد المخزون، فما يهم هو أن لا يكون هناك عملاء في المتجر يشترون أو يتحركون المنتجات أثناء التسوق.
أثناء عملية عد المخزون، لا يجب أن تكون مستويات المخزون عرضة للتغيير نتيجة للمبيعات التي تتم. يجب أن تكون العناصر في أماكنها المخصصة وجاهزة للعد.
اطلب من كل موظف البدء في فحص الـ SKUs المخصصة لهم. شرح كيفية تسجيل الأرقام – إما يدويًا بواسطة قلم وورقة، أو باستخدام جدول بيانات، أو باستخدام ماسحة باركود ونظام POS المحمول – وأشرح للموظفين كيفية إضافة ملاحظات إذا كانت العنصر معيبًا أو تالفًا أو يفتقر إلى علامة.
أخيرًا، شجع كل عضو في فريقك على البحث عن المنتجات التي ليست في المكان المناسب. قم بتعيين صندوق للعناصر المتنوعة، حيث يمكن للفريق فرزها والتحقق مما إذا كانت تتطابق مع الـ SKUs التي تم تعيينها لعد.
3. تحليل ومراجعة
المرحلة النهائية من عملية عد المخزون الفعلي هي تحليل أي اختلافات بين المخزون المعدود والمستويات المسجلة في نظام نقاط البيع الخاص بك، وتحديد نسبة التقلص الخاصة بك، وتقريب قيمة العناصر التي لم يتم حسابها وقيمة العناصر التي تم عدّها في المتجر.
بعد ذلك، حاول العثور على مصدر أي اختلافات. على سبيل المثال، قد يقول عدد المخزون لديك أن لديك 100 وحدة من وعاء الزهور، ومع ذلك تظهر التقارير أنك طلبت 95. أعد عد المخزون الفعلي، إذا لزم الأمر، وقم ببعض التحقيق لمعرفة ما الذي يمكن أن يكون سبب الاختلاف.
بمجرد الانتهاء من التحليل وتسجيل النتائج، قم بتوفيق مستويات المخزون حتى يتطابق ما هو في المتجر مع ما هو مسجل في نظام نقاط البيع الخاص بك.
نصائح لعمل عد الجرد الفعلي
استغلال تكنولوجيا إدارة المخزون
عد العناصر يدويًا ليس فقط مكلفًا من حيث الوقت، بل يجعل من السهل القيام بأخطاء في عد المخزون والحصول على معلومات غير دقيقة. بالإضافة إلى ذلك، ستنتج عملية عد المخزون عبر عدة مواقع تجارية مزيدًا من البيانات، مما يستغرق وقتًا أطول لتحليلها وفهمها مقارنة بتسجيل كل شيء باستخدام برنامج لإدارة المخزون.
تحل هذه المشاكل تكنولوجيا إدارة المخزون. باستخدام نظام نقاط البيع Shopify وماسحة الباركود، على سبيل المثال، عندما يقوم التجار بمسح عنصر، سيتم تسجيل مستويات المخزون لتلك الوحدة في نظام نقاط البيع تلقائيًا. يتيح هذا التسجيل السريع للمخزون ويوفر للتجار مصدرًا واحدًا للحقيقة لكل من المخزون والماليات الخاصة بهم.
تطبيقات مثل Stocky أيضًا تخطرك عندما يكون المخزون قليلًا. قم بتعيين نقاط إعادة الطلب للمنتجات بحيث عندما تقترب مستويات المخزون من هذا العتبة، يتم إخطارك بأنه حان الوقت لإعادة الطلب قبل نفاد المخزون.
إذا كنت ترغب في تقليل عدد فحوصات المخزون التي تقوم بها سنويًا، فإن استخدام نظام نقاط البيع الذي يدعم إدارة المخزون المستمر يمكن أن يساعد.
إنشاء خريطة لمتجرك أو مستودع المخزون
كجزء من التحضيرات الخاصة بك، قم بإنشاء خريطة للمناطق التي يتم تخزين المخزون فيها – سواء كان ذلك في الأرضية، أو في غرفة المخزن، أو في المستودع.
على الخريطة، قم بتسمية بوضوح موقع كل فئة من المنتجات، ومن قامت بتعيينها. سيساعد هذا المدير الذي تم تعيينه على الاحتفاظ بالتواصل مع المسؤول عن كل شيء، وأيضًا يساعد موظفي المتجر على تحديد موقعهم.
بالإضافة إلى ذلك، اعتبر إعطاء كل موظف قائمة بالـ SKUs التي سيقومون بعد الجرد لها في المنطقة المحددة. يمكن أن يكون هذا نقطة مرجعية قيمة لهم أثناء مسح باركود المنتجات وإدخال العد في نظام نقاط البيع.
وضع علامات على الصناديق والرفوف
جنبًا إلى جنب مع خريطة المتجر الخاص بك، قم بوضع علامات على الصناديق والرفوف استنادًا إلى المنتجات التي تحملها – وتأكد من أن العناصر داخل كل صندوق في المكان الصحيح.
يجب أن تعكس هذه العلامات الخريطة التي قمت بإنشائها في الخطوة السابقة. يسبب وجود تي شيرت في صندوق الأحذية، على سبيل المثال، الارتباك. سيحتاج الموظف الذي يقوم بعد الأحذية إلى إيقاف عد الأحذية ووضع التي شيرت في صندوق “متفرقات”. بالمثل، ستكون لدى الموظف الذي يقوم بعد القمصان معلومات غير دقيقة حتى يتم فرز صندوق “متفرقات”.
علاج صندوق “متفرقات” كأمر عام أقل من مكان لجمع كل شيء وأكثر كونه حلًا آخر. من خلال وضع علامات على الصناديق والرفوف والتأكد من أن المنتجات في المكان المخصص لها قبل عملية عد المخزون، ستبقى كل شيء على المسار الصحيح وتوفر الوقت عندما ينتهي العد ويحين وقت حساب العناصر المتنوعة.
تنظيف المناطق التي يتم فيها العد
هل سمعت يومًا عبارة “البيئة المرتبة هي عقل مرتب”؟ نفس الشيء ينطبق على عملية عد المخزون.
تأكد من أن لدى كل منطقة لعملية عد المخزون مساحة كافية لعد كميات كبيرة من المنتج. التخلص من العناصر أو الصناديق التي لا تنتمي إلى المخزون. قم بتحريك أي أثاث مستقل – مثل العرائس أو خزائن العرض – جانبًا.
استخدام ماسحات الباركود
على الرغم من أن عد العناصر يدويًا خيار، إلا أنه يجعل الفرصة أكبر للخطأ في العد. بدلاً من ذلك، اختر ماسحات الباركود لعمل عد أسرع وأكثر دقة.
بدلاً من عد كل عنصر يدويًا وتوثيقه في جدول بيانات أو على ورقة، يقوم موظفو المتجر بمسح باركود المنتج الموجود على العلامة، وتسجيل مستويات المخزون المرتبطة بهذا الـ SKU تلقائيًا في نظام نقاط البيع. ما لم يقم موظف المتجر بمسح نفس العنصر مرتين تمامًا، فإن فرص الخطأ في العد تكون ضئيلة. بالنسبة للفرق التجارية التي تعمل على عد كميات كبيرة من المخزون، فإن ماسحات الباركود ضرورية.
جدولة وقت مناسب للعد
يجب أن يكون المتجر مغلقًا عند عملية عد المخزون الفعلي. يمكن أن تكون الأيام التي تكون فيها مغلقًا للجمهور – مثل أيام الأحد – فرصة لعمل عد المخزون الفعلي. بهذه الطريقة، لن تضطر إلى رفض العملاء الذين يأتون بتوقع شراء شيء ما.
بدلاً من ذلك، يختار بعض التجار عمليات عد المخزون خلال الليل، حيث يجدول فريق عمل للعمل عندما يكون المتجر مغلقًا. عليك أن تضع في اعتبارك أن في العديد من المناطق، يتطلب العمل خلال الليل تعويض الموظفين بمقدار أكبر مما ستفعله لوردة العمل المجدولة خلال ساعات العمل العادية.
من الأفضل أيضًا وضع إطار زمني لعملية عد المخزون. قد يستغرق بعض المتاجر يومًا كاملاً لعملية عد كاملة، بينما قد يحتاج البعض ف
Source: https://www.shopify.com/retail/physical-inventory
اترك تعليقاً