دراسة: هنا عدد الساعات التي نفقدها بسبب التشتت وكيفية استعادة تركيزنا

مقدمة

هل هناك شيء أكثر تعقيدًا من محاولة العمل بتركيز؟ تتنافس الرسائل والاجتماعات على انتباهنا. تأخذنا التنبيهات والإشعارات بعيدًا عن اللحظة. وفي الوقت الذي نعتقد فيه أننا يمكن أن نركز أخيرًا، يكفي نسيان حقيقة أو فقدان وثيقة لكسر سحر التدفق الإنتاجي.

كل هذا الوقت المفقود ونحن نبحث في المجلدات والبريد الإلكتروني وعلامات التبويب في المتصفح بحثًا عن الإجابات التي نحتاجها لأداء وظائفنا.

تكلفنا التشتتات مثل هذه مئات الساعات سنويًا. وليس فقط وقت مضيع – بل إمكانات مضيعة أيضًا. عندما ننفق وقتنا المحدود في المهام المتكررة والمملة – في العمل حول العمل – فهذا الوقت يمكن أن نضعه في تحقيق أهداف أكثر معنى وأهمية وتأثيرًا.

ولكن لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. تشير الأبحاث الجديدة إلى أن مزيجًا من الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي وترتيبات العمل المرنة واستراتيجيات الاتصال الغير متزامن يمكن أن تساعدنا على تحقيق طريقة عمل أكثر تنويرًا – حيث يعزز التكنولوجيا قوة عقولنا بدلاً من إضاعتها.

تكلفة التركيز المفقود

عملنا لأول مرة مع “اقتصادي تأثير” في عام 2020 لدراسة تكلفة التركيز المفقود في الولايات المتحدة. وفي دراستنا لعام 2023، شمل “اقتصادي تأثير” عمال المعرفة على مستوى العالم – ووجد أنه بغض النظر عن مكان عمل الأشخاص، هناك تكلفة كبيرة للتركيز المفقود في جميع أنحاء العالم.

في الولايات المتحدة، حيث تكون الرواتب أعلى، يفقد 468 مليار دولار سنويًا بسبب التشتت. إن تحقيق التركيز لن يكون فقط مفيدًا لعمال المعرفة وشركاتهم، ولكنه سيساهم في نمو اقتصاد بلدهم بشكل عام. يمكن أن يزيد زيادة الإنتاجية الإنتاج الاقتصادي لعمال المعرفة في البلدان العشر المدروسة بمتوسط ​​40٪ – مع إمكانية نمو تقدر بما يقرب من 1.4 تريليون دولار في الاقتصاد الأمريكي وحده.

العثور على الإجابات والتركيز باستخدام الذكاء الاصطناعي

سواء كان الأمر يتعلق بالبحث عن ملفات بأسماء غامضة، أو الإجابة على نفس الأسئلة مرارًا وتكرارًا، أو تلخيص اجتماع طويل آخر، قد يشعر الشخص أحيانًا أن العمل حول العمل لا يترك الكثير من الوقت لعملنا الفعلي.

وجد “اقتصادي تأثير” أن عمال المعرفة يلجأون بشكل متزايد إلى أدوات الأتمتة – التي يمكن أن تشمل الذكاء الاصطناعي – للحصول على المساعدة. من بين الأشخاص الذين شاركوا في الدراسة وأبلغوا عن استخدام مثل هذه الأدوات، قال 79٪ إنهم أكثر إنتاجية، في حين قال ما يقرب من 75٪ من المشاركين إن جودة عملهم والوقت الذي يقضونه في المهام المتكررة قد تحسن. وقال ما يقرب من 70٪ إنهم أكثر تنظيمًا.

ووجدت الدراسة أيضًا أن 42٪ من الأشخاص الذين شاركوا في الدراسة يقولون أنهم عادة لا يقضون أكثر من ساعة في العمل الإنتاجي دون انقطاع.

وأردنا أيضًا معرفة ما يتوقعه الناس من الذكاء الاصطناعي في المستقبل. بعد كل شيء، كلما قدرت أدواتنا على إزالة الاحتكاك من مهامنا اليومية، زاد الوقت الذي سنمتلكه لقضائه في العمل الابتكاري والتعاوني والإبداعي. وليس من المستغرب أن أتمتة المهام المتكررة كانت في الصدارة، وهي المفضلة من قبل أكثر من 40٪ من المشاركين. وقال ما يقرب من 30٪ إنهم يرغبون في أدوات تساعدهم على العثور وتنظيم وتلخيص المعلومات، في حين أراد أكثر من 20٪ أدوات يمكنها الإجابة على الأسئلة – بالضبط هذه هي القدرات التي تم بناؤها في Dropbox Dash و Dropbox AI.

ويمكن أن تستفيد الاجتماعات بشكل خاص من الذكاء الاصطناعي. وفقًا للنتائج الداخلية الأخيرة التي تم جمعها من المقابلات العميقة والاستطلاعات مع موظفي Dropbox، بقيادة فريق تحليلات الأشخاص والباحثين الخارجيين، قال لنا موظفو Dropbox أيضًا إن هناك تكاليف مخفية للاجتماعات لا يتم احتسابها في التقويم. هناك الوقت الذي يستغرقه التحضير، والوقت الذي يستغرقه التفكير بعد الاجتماع. يمكن أن تجعل سلسلة من الاجتماعات غير المتصلة التبديل بين السياقات أسوأ حالًا. ليس من الصعب تخيل أدوات الذكاء الاصطناعي تحمل بعض هذا العبء الإدراكي – من نقل وتلخيص الاجتماع نفسه، إلى جمع وتنظيم المواد التحضيرية – مما يترك المزيد من الوقت للتركيز والعمل الفعلي.

في الواقع، كان الرأي السائد بين المشاركين في الدراسة التي أجرتها “اقتصادي تأثير” هو أن الذكاء الاصطناعي والأتمتة سيساعدان عمال المعرفة على أداء وظائفهم بشكل أفضل وأكثر ذكاءً وكفاءة – وليس وضع وظائفهم في خطر. من بين الذين قالوا إنهم يعتمدون على الذكاء الاصطناعي والأتمتة، قال 86٪ إن مثل هذه الأدوات قد ساهمت في تحسين أو عدم التأثير على شعورهم بالأمان الوظيفي. وظل هذا الأمر ثابتًا بشكل عام عبر الأجيال، من جيل زد إلى جيل البيبي بومرز.

ليس مكان العمل فحسب، بل الكيفية أيضًا

بالنسبة لبعض الأشخاص، يعتمد العثور على التركيز على متى يعملون – على سبيل المثال، العمل في أي وقت يشعرون فيه بالإنتاجية الأكبر طوال اليوم، بدلاً من العمل لثماني ساعات متواصلة. ووفقًا لـ “اقتصادي تأثير”، يقول ثلثي عمال المعرفة إنهم يعملون في ساعات مرنة في المنزل، وأولئك الذين يفعلون ذلك أكثر عرضة للإبلاغ عن تحسينات في وقت التركيز وجودة العمل والرفاهية.

بالنسبة للآخرين، يتأثر العثور على التركيز بمكان العمل. من بين المشاركين في الدراسة التي أجرتها “اقتصادي تأثير”، وجد أن عمال المعرفة العاملين عن بُعد يجدون أن إنتاجيتهم ورفاهيتهم أفضل عند العمل من المنزل، في حين قال العاملون في المكتب نفس الشيء عن العمل في المكتب. قد يشير هذا إلى أن عمال المعرفة يختارون بشكل ذاتي البيئة التي يشعرون فيها بالإنتاجية الأكبر.

ولكن العثور على التركيز ليس متعلقًا فقط بمتى أو أين تعمل، بل بكيفية عملك أيضًا. على سبيل المثال، في Dropbox، اعتمدنا مجموعة من الممارسات المقصودة التي يتم مشاركتها على نطاق الشركة والتي تساعد الأشخاص على استخدام وقتهم بأفضل طريقة – بغض النظر عن متى أو أين يختارون العمل. يعني “التواصل الغير متزامن بشكل افتراضي” محاولة حل المشاكل باستخدام أدوات مثل Dropbox Dash أو Dropbox Capture قبل جدولة اجتماع عرضي. يتم تقييد أي اجتماعات متبقية في ساعات التعاون الأساسية – فترات زمنية تبلغ أربع ساعات في كل يوم للاتصال في الوقت الفعلي والعمل الجماعي.

عند ممارسة هذه التحولات السلوكية المقصودة معًا، يمكن لموظفي Dropbox قضاء نصف يومهم على العمل المستقل والمركز. في استطلاعنا الأخير للموظفين، أبلغ 76٪ من موظفي Dropbox أن لديهم وقتًا كافيًا للتركيز في بيئة العمل الأولية الافتراضية – ولكن بين عمال المعرفة بشكل عام، نعلم أن هذا لا يزال استثناءًا، بدلاً من القاعدة. يقول 42٪ من المشاركين في الدراسة التي أجرتها “اقتصادي تأثير” أنهم عادةً لا يقضون أكثر من ساعة في العمل الإنتاجي دون انقطاع.

احتواء تدفق الرسائل والتنبيهات

تقليل العبء الإدراكي للعمل حول العمل هو الأمر الرئيسي للوصول إلى إمكاناتنا الكاملة. ولكن من الاجتماعات إلى الرسائل، يمكن أن يبدو أن انتباهنا يسرق باستمرار من المهمة التي نعمل عليها.

على سبيل المثال، تطبيقات الدردشة وأدوات التعاون الأخرى كانت مفتاحًا في تمكين العمل عن بُعد، ولكنها يمكن أن تكون أيضًا مصدرًا للتشتت والضغط. قال 60٪ من المشاركين في الدراسة إن هذه الأدوات تجعلهم يشعرون بالضغط للرد بسرعة على الرسائل الواردة، وقال 63٪ إنهم يشعرون بأنهم يجب أن يكونوا متاحين في جميع الأوقات.

ووجد “اقتصادي تأثير” أيضًا أن الاجتماعات غير الإنتاجية تكلف عمال المعرفة 79 ساعة سنويًا، في حين يتم فقدان 157 ساعة أخرى بسبب رسائل غير إنتاجية من تطبيقات الدردشة في مكان العمل – وهي أكبر سبب لفقدان التركيز بشكل عام.

يمكن أن يؤدي التعامل مع رسائل الدردشة غير الإنتاجية المتعلقة بالعمل وحدها إلى بعض المكاسب الاقتصادية الكبيرة: 31,000 دولار لكل عامل معرفة في الولايات المتحدة (360 مليار دولار على مستوى البلاد، أو 11٪ من الإنتاج الاقتصادي السنوي). إذا استطعنا أن نعيد بعض هذا الوقت للأشخاص، فلنتخيل ما يمكن أن يحققوه.

وهذا بدون الحديث عن الوقت الذي يستغرقه التعافي من التشتتات مثل البريد الإلكتروني أو الاجتماعات – 127 ساعة سنويًا لموظف المعرفة الأمريكي المتوسط، بزيادة تقرب من عشر ساعات من الدراسة السابقة التي أجرتها “اقتصادي تأثير”. الأمور ليست أفضل في بقية العالم أيضًا. قضى الكوري العادي 112 ساعة من عامه في محاولة استعادة التركيز بعد انقطاع، في حين تصدرت أستراليا والمملكة المتحدة القائمة بـ 131 ساعة.

لا يمكننا القضاء على كل تشتت، ولكن يمكننا اعتماد أدوات جديدة لإعادة النظام إلى الفوضى. يمكن أن يعني ذلك كل شيء من العثور على الإجابات باستخدام Dropbox Dash بدلاً من إرسال رسالة Slack أو بريد إلكتروني، أو استخدام تلخيصات ونصائح تلقائية لجعل الاجتماعات أكثر قابلية للإدارة. ومهما كان شكل هذه الأدوات بالنسبة لعمال المعرفة في الممارسة، فإن أدوات الذكاء الاصطناعي من المرجح أن تكون مفتاحًا.

إن اعتقادنا هو أن طريقة العمل المنيرة هي أيضًا طريقة العمل غير المشتتة. كلما كان من السهل على عمال المعرفة العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها ومشاركتها وتنظيمها، زادت احتمالية أن أي انقطاعات تبقى ستكون فعلًا تستحق وقتهم. وكلما كان من السهل العثور على التركيز، زاد الوقت الذي يمكن قضاؤه في العمل الأكثر أهمية.

لقراءة التقرير الكامل، قم بزيارة Economist Impact.

تنويه: الآراء المعبر عنها في هذه المقالة هي آراء المؤلفين. إنها تمثل تحليلًا مستقلًا لبيانات الاستطلاع التي أنتجتها Economist Impact ولا تعكس آراء Economist Impact.

Source: https://blog.dropbox.com/topics/work-culture/economist-impact-cost-of-lost-focus-research-study-2023