مقدمة
عندما تقوم بإرسال استفسار حول وظيفة أو تقديم طلب لوظيفة أو كتابة مراسلة مهنية أخرى، من المهم تنسيق بريدك الإلكتروني بشكل احترافي تمامًا كما تفعل مع أي رسالة عمل أخرى.
بعد كل شيء، يتلقى الجميع – بما في ذلك مسؤولي التوظيف ومديرو التوظيف – الكثير من رسائل البريد الإلكتروني. تأكد من أن رسائلك الإلكترونية تبرز بسبب المحتوى، وليس بسبب الأخطاء الساذجة أو التنسيق السيئ أو اللغة غير الرسمية.
استخدم خطًا قابلًا للقراءة بحجم 10 أو 12 نقطة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالبحث عن وظيفة. يجب أن يتضمن عنوان بريدك الإلكتروني بعضًا من تركيبة اسمك الأول والأخير أو الحرف الأول من الاسم الأول والاسم الأخير.
كيفية تنسيق رسالة البريد الإلكتروني
يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك مُنسّقة مثل رسالة عمل نموذجية، مع مسافات بين الفقرات وبدون أخطاء إملائية أو نحوية. لا تخلط بين الطول والجودة – اجعل رسالتك البريدية موجزة ومختصرة. تجنب الجمل المعقدة أو الطويلة جدًا. اجعلها سهلة لمستلمي البريد الإلكتروني لمسحها بسرعة ومعرفة سبب إرسالك للبريد. قم بمراجعتها، تمامًا كما تفعل مع أي مراسلة أخرى. إذا كنت قلقًا حقًا بشأن الأخطاء الإملائية، فقد تفكر في طباعة مسودة البريد الإلكتروني. في كثير من الأحيان، فإنه من الأسهل اكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية على نسخة مطبوعة بدلاً من مراجعتها على الشاشة.
سطر الموضوع
لا تنسى تضمين سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني. إذا نسيت تضمينه، فمن المحتمل أن رسالتك لن تتم فتحها حتى. استخدم سطر الموضوع لتلخيص سبب إرسالك للبريد الإلكتروني. بعض أمثلة على سطور الموضوع القوية: طلب وظيفة لمنصب مسؤول تسويق – جين سميث، طلب مقابلة معلوماتية، شكرًا – مقابلة مسؤول تسويق، إحالة من [اسم الشخص] لـ [مقابلة معلوماتية، مناقشة XYZ، إلخ].
التحية
إذا كان لديك شخص اتصال، فعنون بريدك الإلكتروني بـ “عزيزي السيد/السيدة الأخيرة”. إذا أمكن، اعرف اسم مدير التوظيف. قد يتم تضمين هذه المعلومات في قائمة الوظائف. إذا لم يكن كذلك، استخدم مواقع مثل LinkedIn لمعرفة شخص الاتصال، أو تحقق من موقع الشركة للحصول على المعلومات. إذا كان هناك رقم اتصال، يمكنك أيضًا الاتصال بمكتب الاستقبال للشركة ومعرفة معلومات الاتصال. تحقق أيضًا من شبكتك الخاصة: هل تعرف أي شخص يعمل في الشركة وقد يكون قادرًا على مشاركة مزيد من المعلومات؟
إذا لم يكن لديك اسم الشخص الاتصال، فقم بعنوان بريدك الإلكتروني بـ “عزيزي مدير التوظيف”. خيار آخر هو عدم تضمين التحية والبدء مباشرة بالفقرة الأولى من رسالتك.
جسم الرسالة
عند كتابة رسالتك، قم بتضمين عدة فقرات قصيرة: مقدمة (من أنت) (الفقرة الأولى)، السبب الذي تكتبه (الفقرة الثانية والثالثة الاختيارية)، شكرًا على الاهتمام. إذا كنت تقدم طلبًا لوظيفة، قم بنسخ ولصق رسالة طلب العمل الخاصة بك في رسالة البريد الإلكتروني أو اكتب رسالة طلب العمل الخاصة بك في جسم رسالة البريد الإلكتروني. إذا طلبت إعلان الوظيفة إرسال سيرتك الذاتية كمرفق، قم بإرسال سيرتك الذاتية كملف PDF أو مستند Word.
عندما تستفسر عن الوظائف المتاحة أو تقوم بالتواصل الاجتماعي، كن واضحًا حول سبب كتابتك وغرض رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك.
الختام
قم بتضمين ختام رسمي مثل “مع خالص التحية” أو “مع خالص التحية” عند انتهاء رسالتك. هنا قائمة بأمثلة على الختامات للاختيار من بينها.
تضمين توقيع البريد الإلكتروني
من المهم إنشاء توقيع بريد إلكتروني وتضمينه في كل رسالة ترسلها. قم بتضمين اسمك الكامل وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك، حتى يتمكن مدير التوظيف من رؤية كيفية الاتصال بك بسهولة. يمكنك أيضًا تضمين رابط إلى صفحة ملفك الشخصي على LinkedIn أو موقع الويب الخاص بك حتى يتمكن مسؤولو التوظيف ومديرو التوظيف من العثور بسهولة على مزيد من المعلومات عنك.
لا تنسى المرفقات
غالبًا ما يتضمن إرسال بريد إلكتروني للبحث عن وظيفة إرفاق ملفات، مثل السيرة الذاتية أو الأعمال العينة أو البورتفوليو. تأكد من التحقق مرتين من أنك قمت بإرفاق جميع الملفات المذكورة في بريدك الإلكتروني قبل النقر على زر “إرسال”.
قالب رسالة البريد الإلكتروني المهنية
يوضح القالب التالي المعلومات التي يجب تضمينها في رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها عند البحث عن وظيفة. استخدم القالب كدليل لإنشاء رسائل بريد إلكتروني مخصصة لإرسالها إلى أرباب العمل والاتصالات.
قالب لسطر موضوع البريد الإلكتروني المهني: موضع مدير المتجر – اسمك
تحية: عزيزي السيد/السيدة الأخيرة أو عزيزي مدير التوظيف:
الفقرة الأولى: يجب أن تتضمن الفقرة الأولى من رسالتك معلومات حول سبب كتابتك. كن واضحًا ومباشرًا – إذا كنت تقدم طلبًا لوظيفة، فاذكر عنوان الوظيفة. إذا كنت ترغب في إجراء مقابلة معلوماتية، فاذكر ذلك في الجمل الافتتاحية.
الفقرة الوسطى: يجب أن يصف الجزء التالي من رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك ما لديك لتقدمه لصاحب العمل أو إذا كنت تكتب لطلب المساعدة، فما هو نوع المساعدة التي تبحث عنها.
الفقرة الأخيرة: اختم رسالة طلب العمل الخاصة بك بشكر صاحب العمل على النظر فيك للوظيفة أو شكر اتصالك على مساعدتك في البحث عن وظيفة.
الختام: مع خالص التحية، اسمك
توقيع البريد الإلكتروني: الاسم الأول الأخير، عنوان البريد الإلكتروني، الهاتف، رابط صفحة ملفك الشخصي على LinkedIn (اختياري)
مثال على رسالة بريد إلكتروني مهنية
المثال التالي يوضح رسالة بريد إلكتروني مهنية:
الموضوع: بحث عن وظيفة مساعد تدريس – بريانا كلمبر
عزيز الدكتور ريجنالد،
أكتب لك اليوم للاستفسار عن إمكانية التقدم لوظيفة مساعد تدريس في جامعتك. هذا الصيف، سأنتقل إلى منطقتك. تم تزويدني بالاسم الخاص بك من قبل الدكتور نيلسون الذي كان أحد أساتذتي في جامعة الأراضي الشمالية.
لدي درجة الماجستير في دراسات السكان الأصليين من جامعة الأراضي الشمالية، وقد ساعدت في العديد من الفصول أثناء إنهاء درجتي.
بالإضافة إلى ذلك، أنا مهتم بمعرفة المزيد عن برنامج الدكتوراه الخاص بك في تاريخ أمريكا الشمالية. ربما يمكننا تحديد موعد لعقد اجتماع حتى أتمكن من معرفة المزيد عن البرنامج.
لقد قمت بإرفاق سيرتي الذاتية لمراجعتك. شكرًا لوقتك، وآمل أن أسمع منك قريبًا.
مع خالص التحية،
بريانا كلمبر
_________________
بريانا كلمبر
brianna.clumber@email.com
555-123-4567
linkedin.com/in/briannaclumber
أخذ الأفكار الرئيسية
تأخذ قدرًا كبيرًا من العناية برسائل البريد الإلكتروني المهنية كما تفعل مع أي مراسلة عمل أخرى. اختر حجم ونوع الخط القابل للقراءة، وتجنب الأخطاء الإملائية، وقم بتنسيق رسالتك بحيث يكون من السهل فهمها. استخدم سطر الموضوع لتوضيح موضوع رسالتك. قم بتضمين توقيع بريد إلكتروني يحتوي على اسمك الكامل وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك. لا تنسى إرفاق الملفات المطلوبة قبل النقر على زر “إرسال”.
Source: https://www.thebalancemoney.com/how-to-format-an-email-message-2061888
اترك تعليقاً