كيفية توظيف مساعد افتراضي لعملك

بواسطة برافين كومار

ريادة الأعمال

17 أغسطس 2022

قراءة لمدة 19 دقيقة

ما هو مساعد افتراضي (VA) وكيف يمكن أن يساعد؟

يعمل مساعد افتراضي كعامل عام فعال يعمل عن بُعد لتنفيذ المهام أو العمليات المُكلفة لهم، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وجدولة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي وإدخال البيانات، وذلك عادةً بأجر ساعي ثابت أو بمقابل شهري محدد بعدد ساعات محدد.

يمكن لمساعد افتراضي أن يعمل كرحّال رقمي في أي مكان في العالم، ويدير عدة عملاء، وغالبًا ما يكون ماهرًا في مجالات مثل كتابة المحتوى والمحاسبة أو التصميم. ما الذي يمكنك توظيف مساعد افتراضي للقيام به؟

لن يتولى مساعدو الافتراضيين وظيفة كاملة في عملك، ولكنهم سيتولون عمليات أو مهام محددة. على سبيل المثال، لن يقوم مساعد افتراضي ببناء موقع الويب بأكمله، ولكنه يمكنه مساعدتك في إدارة أجزاء من متجرك على الإنترنت. ربما لن يكتب ويدير كل محتواك، ولكنه يمكنه المساعدة في البحث أو تحديث صفحات المنتجات. فيما يلي وظائف أخرى يمكن أن يساعد فيها مساعدو الافتراضيين:

• الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتعليقات وسائل التواصل الاجتماعي والمكالمات الهاتفية للعملاء
• أداء مهام إدارة المجتمع مثل تنظيم التعليقات على إعلانات الفيسبوك الخاصة بك أو مراقبة تويتر لفرص التفاعل
• بناء قوائم الاتصال بالمدونين / المؤثرين استنادًا إلى معايير محددة
• البحث عن الإحصاءات والأمثلة للمحتوى القادم
• معالجة الطلبات والإرجاعات من العملاء (يمكنك العثور على مساعدين افتراضيين لديهم خبرة في Shopify على وجه التحديد أو تدريبهم على كيفية اتباع عملية)
• أداء واجبات المحاسبة أو إدخال البيانات من مصادر مختلفة في جدول بيانات واحد
• إجراء مكالمات مبيعات عند تزويدهم بنص وإرشادات حول كيفية الرد على الأسئلة الشائعة
• جدولة الاجتماعات أو حجز المواعيد بالنيابة عنك
• تنفيذ المهام الشخصية التي يمكن القيام بها عن بُعد مثل طلب الزهور أو الهدايا عبر الإنترنت (تمكن بعض خدمات مساعدي الافتراضيين من القيام بعمليات شراء نيابة عنك)

متى يجب عليك توظيف مساعد افتراضي؟

على الرغم من أن مساعدي الافتراضيين ليسوا موظفين دائمين، إلا أنهم يوفرون طريقة ميسورة التكلفة للحصول على المساعدة المستمرة في إدارة عملك دون أي مصاريف إضافية لتوظيف موظف بدوام كامل (بالإضافة إلى أن خدماتهم كمقاول غالبًا ما يمكن خصمها ضريبيًا).

قد تفكر في توظيف مساعد افتراضي إذا كنت:

• تعمل في عملك أكثر من العمل على عملك لأنك مكتظ بالمهام الإدارية وتشعر أن أي شخص منظم وقادر يمكن أن يفعل العمل بنفس الكفاءة من خلال الكمبيوتر.
• على استعداد لإنفاق 100 إلى 3000 دولار أو أكثر شهريًا لاستعادة وقتك، اعتمادًا على الساعات والمنطقة الزمنية والمهارات التي تحتاجها للحصول على مساعد افتراضي مخلص وموثوق به.
• تعرف بالفعل المهام المتكررة المحددة والعمليات التي ترغب في تفويضها، مثل خدمة العملاء (على سبيل المثال، إذا كنت من الأشخاص المنغلقين) أو المحاسبة.
• نقاط ضعفك الكبرى هي التنظيم والإدارة. يكون مساعدو الافتراضيين، بحسب مهنتهم، منظمين وفعالين، ويعملون كشريك للمساءلة للعديد من رواد الأعمال الفرديين الذين يكمن قوتهم في مجالات أخرى.
• تشعر بالضغط الناجم عن نمو عملك، أو أنك أبٌ مشغول، أو تعمل من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً وتقوم ببناء عملك جانبًا.

بما أن مساعد افتراضي هو مقاول وليس موظفًا بدوام كامل، فمن الأمر الذي يعود إليك مدة توظيفه. فإحدى الفوائد المستهان بها لتوظيف مساعد افتراضي هي القدرة على تفويض بعض المهام غير العملية أيضًا.

يمكنك توظيف مساعد افتراضي عندما يكون هناك فترة مزدحمة خاصة قادمة في عملك وحياتك الشخصية. فيما يلي بعض المهام التي يمكنك تفويضها:

• المقارنة في التسوق للأثاث لتأثيث منزلك الجديد
• إنشاء جدول بيانات مفصل للتواصل مع المؤثرين، بما في ذلك مقابض Instagram ومعلومات الاتصال وحجم الجمهور ومعدلات التفاعل
• إجراء بحث لاختبار الشخصية وتنظيمه في وثيقة واحدة

يمكن لمساعد افتراضي القيام بالعمل الضروري الذي لا تستمتع به وتحرر المساحة العقلية (والوقت) لك للتعامل مع العمل الذي تستمتع به (أي استراتيجية الأعمال).

متى لا يجب عليك توظيف مساعد افتراضي؟

لا يعني توظيف مساعد افتراضي أن شخصًا ما سيأتي ويتولى إدارة عملك بحيث يمكنك الاستمتاع بأسابيع عمل مكونة من أربع ساعات على الشاطئ.

قبل أن توظف مساعد افتراضي، تأكد من المراحل اللازمة لأداء المهمة أو العملية التي ترغب في تفويضها. أنت تثق فيهم لتمثيل علامتك التجارية والتحدث إلى العملاء، وربما حتى إجراء المدفوعات نيابة عنك، لذا ستحتاج إلى أن تكون قادرًا على تعليمهم كيفية القيام بذلك.

ليس من واجب مساعد افتراضي إعداد الأنظمة بالنيابة عنك، ولكنه يقوم بتنفيذ المهام ضمن الأنظمة التي قمت بإعدادها لهم.

لا توظف مساعد افتراضي إذا:

• لم تعد لديك إرشادات واضحة وحواجز وتعليمات خطوة بخطوة. وإلا، قد يكلفك مساعد افتراضي المزيد من الوقت مما يوفره لك، لأنه ستحتاج إلى إدارة عمله بشكل مفصل.
• تحتاج إلى دعم استباقي متخصص. قد يكون لدى مساعد افتراضي واحد معرفة بسياقات مختلفة، ولكن ليس بالضرورة أن يكون لديه خبرة عميقة في مجالك. إذا كان هذا ما تبحث عنه، فكر في توظيف مستقل متخصص بدلاً من ذلك. (مثلاً، خبراء Shopify هم مستقلون ووكالات يعرفون نظام Shopify من الداخل والخارج.)
• ليس لديك الوقت للاستثمار في التدريب وتقديم الملاحظات. سيحتاج المساعدون الافتراضيون الرائعون إلى مزيد من الإشراف مع مرور الوقت. ولكن بغض النظر عن كمية الخبرة التي يمتلكونها، فإنهم يبدأون في وظيفة جديدة وسيحتاجون إلى التدريب.
• قفزت إلى التوظيف الخارجي دون النظر في التشغيل التلقائي أولاً. كقاعدة عامة، إذا كان بإمكانك تفويض العملية التي ترغب في تفويضها بعبارة “إذا حدث هذا الحدث المحدد، فقم بتنفيذ تلك الإجراء المحدد”، فمن المحتمل أنه سيكون أكثر كفاءة من حيث التكلفة أن تقوم بتلقيمها باستخدام تطبيقات Shopify أو Zapier أو غيرها من التشغيلات والتكاملات البرمجية المدمجة.

التشغيل التلقائي قبل التوظيف باستخدام Shopify Flow

يتيح لك Shopify Flow القضاء على المهام المتكررة من خلال تشغيل عمليات محددة داخل متجر Shopify الخاص بك. يمكنك تحديد المؤثر داخل Shopify أو تطبيق متوافق ، واختيار متغير للتحقق منه (مثل رقم محدد أو تسمية) ثم تنفيذ إجراء في كل مرة تتحقق فيها الشروط.

يتوفر Shopify Flow في خطط Shopify Advanced و Shopify Plus ويمكنه:

• إخطار المورد الخاص بك أو عضو محدد من العاملين عندما يكون المخزون منخفضًا
• إرسال رسالة شكر مكتوبة بخط اليد إلى العملاء الذين يقومون بطلبهم الثاني
• إضافة معلومات الطلب إلى جدول بيانات Google أو لوحة Asana
• إنشاء منطق تفرع لتنفيذ سيناريوهات مختلفة استنادًا إلى الحالة

قم بتثبيت Shopify Flow

كم تكلف مساعد افتراضي؟

تختلف أسعار مساعدي الافتراضي من 5 إلى أكثر من 50 دولارًا في الساعة، حيث يكلف مساعدي الافتراضي الموجودين في الولايات المتحدة والمتخصصين أكثر من الموجودين في الخارج والمتخصصين في الإدارة. يتحصل العديد منهم على أجر ساعي. يتقاضى البعض راتبًا شهريًا يتراوح بين 500 و 4000 دولار أو أكثر مقابل عدد محدد من الساعات. هناك أيضًا خدمات مساعد افتراضي يتقاضون رسومًا لكل مهمة أو مشروع – يمكن أن تكون هذه الخدمات بأسعار منخفضة تصل إلى 20 دولارًا في الشهر.

غالبًا ما يكون الأجر بالساعة هو الطريق الأفضل للبدء في معظم الحالات، خاصةً للمهام اليومية، حتى تتمكن من مراقبة الفواتير الخاصة بك للتأكد من وجود إنتاجية ساعية مستمرة.

إذا كنت رائد أعمال مشغولًا ومتمرسًا وعلى استعداد لدفع أجرًا أعلى، فيمكنك أيضًا توظيف مساعد تنفيذي يمكنه أن يكون يدك اليمنى ويدعم عملك وفي نفس الوقت يتولى مجموعة واسعة من المهام العملية والشخصية نيابة عنك.

سيؤثر النظام الذي تستخدمه لتوظيف مساعد افتراضي أيضًا على كمية الوقت الذي تقضيه في إدارة تلك العلاقة، والأمر الذي يجب أيضًا أن تأخذه في الاعتبار جنبًا إلى جنب مع السعر.

تقدم بعض المنصات:

• عقود واتفاقيات عدم الكشف عن المعلومات (NDAs) المدمجة
• بوابات تمكن مساعدك الافتراضي من القيام بعمليات شراء نيابة عنك
• معلومات تسجيل الدخول الآمنة ومشاركة الملفات
• ميزات تتبع الوقت والإبلاغ
• جلسات استراتيجية للتفويض لمساعدتك في دمج مساعد افتراضي في عملك

أين يمكنك توظيف مساعد افتراضي متميز؟

على الرغم من أنه يمكنك توظيف مساعد افتراضي بالطريقة التقليدية من خلال لوحات الوظائف، إلا أن هناك نقصًا في سوق مساعد افتراضي، ووكالات الوساطة، والخدمات التكنولوجية، والمقاولين المستقلين لمساعدتك في العثور على شخص ما اعتمادًا على السعر والاحتياجات الخاصة بك.

فيما يلي بعض الأماكن لبدء البحث عن توظيف مساعد افتراضي:

1. أسواق العمل المستقلة

تعد أسواق العمل المستقلة نقطة انطلاق جيدة للعثور على مساعد افتراضي مخصص عندما تكون لديك احتياجات محددة في الاعتبار ولا تمانع في قضاء بعض الوقت الإضافي في تدريبهم.

Upwork و Guru و Fiverr هي أمثلة على أسواق العمل المستقلة الشهيرة لتوظيف مساعد افتراضي، وإذا كنت ستتبع هذا الطريق، يمكنك إعطاء الأولوية لصناعتك أو تحديد المهارات الأساسية كجزء من بحثك.

تشمل العديد من أسواق العمل المستقلة:

• نظام مراجعة لضمان الجودة والشفافية
• ميزة الدردشة لمشاركة الملفات وتقديم الملاحظات
• إصدار الفواتير بسهولة والمدفوعات العالمية
• اتفاقية عدم الكشف عن المعلومات المدمجة في شروط الخدمة
• الدفع عن طريق خدمة الضمان، حتى تدفع فقط مقابل العمل الذي يتم القيام به

التسعير: من 3 إلى 90 دولارًا (أو أكثر) في الساعة.

المهام المغطاة: أي مهمة تحتاجها، يمكنك البحث في السوق عن مساعدين افتراضيين مستقلين متخصصين في مجالك واحتياجاتك.

الأفضل لـ: رواد الأعمال الذين لديهم تسعير أو مهارات محددة في الاعتبار، والذين لديهم الوقت لإجراء مقابلات والتحقق والتدريب يدويًا لمساعد افتراضي.

2. Time etc

يتصل Time etc الشركات والمحترفين المشغولين بمساعد افتراضي مخصص مقره الولايات المتحدة لديه خبرة في العديد من جوانب إدارة الأعمال.

تقدم الشركة تجربة مجانية وضمان استرداد الأموال، لذا فهي خيار ذو مخاطر منخفض لاختبار ما يمكن أن يفعله توظيف مساعد افتراضي لعملك.

السعر: يبدأ من 310 دولارًا شهريًا لمدة 10 ساعات شهريًا.

المهام المغطاة: يمكن لمساعدي Time etc الافتراضيين أن يتولوا إدارة البريد الإلكتروني وتحديثات الموقع وإدخال البيانات وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي وجدولة الاجتماعات وكتابة المحتوى وإرسال الفواتير والمصروفات والمهام الشخصية.

الأفضل لـ: رواد الأعمال الذين يرغبون في الحصول على خدمة مُدارة وتسعير متوقع لمساعد افتراضي مقره في الولايات المتحدة بأسعار معقولة والذي يكون متاحًا خلال أيام العمل.

3. Wing

Wing هي خدمة مساعد افتراضي “منتجة”. تستخدم الخدمة التكنولوجيا لتحسين تجربتك كمستخدم مع ميزات مثل منشئ سير العمل ومشاركة تسجيل الدخول ولوحة إدارة المشروع.

يمكنك إضافة المهام إلى قائمة الانتظار أو إنشاء سير العمل التي ترغب في تفويضها، ويمكنك التواصل مع مساعدك الافتراضي من خلال منصتهم أو الهاتف أو Slack أو الرسائل النصية.

السعر: يبدأ من 600 دولار شهريًا لمدة 80 ساعة شهريًا.

المهام المغطاة: يدير مساعد افتراضي من Wing البريد الإلكتروني وتحديثات الموقع وإدخال البيانات وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي وإرسال الفواتير والمصروفات.

الأفضل لـ: رواد الأعمال الذين يرغبون في الحصول على خدمة مُدارة وتسعير متوقع لمساعد افتراضي مقره في الولايات المتحدة بأسعار معقولة.

4. Fancy Hands

تعد Fancy Hands خدمة منخفضة التكلفة لتفويض المهام إلى مساعدين افتراضيين مقرهم في الولايات المتحدة. مع الخطط الأساسية، لن تحصل على مساعد افتراضي مخصص وبدلاً من ذلك ستحصل على عدد محدد من “الطلبات” والتي تعادل 20 دقيقة من العمل، ويمكنك أيضًا تقديم طلب للحصول على مساعد افتراضي مخصص مقابل رسوم أعلى.

تعد Fancy Hands واحدة من خدمات مساعد افتراضي بأقل تكلفة تأتي مع ميزات مثل القدرة على إجراء المدفوعات أو المكالمات الهاتفية نيابة عن مساعدك.

السعر: يبدأ من 17.99 دولار شهريًا لخمس طلبات (تتداول من شهر إلى آخر).

المهام المغطاة: يمكن لمساعد Fancy Hands ترتيب الاجتماعات والتفاوض على فاتورة الهاتف وإجراء البحث في المواضيع وأداء إدخال البيانات والقيام بمهام أخرى لمرة واحدة (يتطلب مساعد افتراضي مخصص لتفويض العمليات).

الأفضل لـ: تفويض المهام الشخصية وتنفيذ المهام.

كيفية توظيف أول مساعد افتراضي لك

ليس جميع مساعدي الافتراضيين هم نفس الشخص. مثل أي موظف آخر، ستحتاج إلى فحصهم والبدء في وصف احتياجاتك في وصف الوظيفة.

ولكن قبل أن تكتب ذلك، تأكد من أنك قمت بإعداد الموارد المناسبة للتوظيف.

1. وثق عمليةك قبل أن تفوضها

العمل مع مساعد افتراضي ليس بسيطًا مثل شرح ما تريد عبر الهاتف والأمل في أن يفعلوا العمل بشكل صحيح. يمكنك ضمان وجود أقل عدد من الأخطاء وأن العمل يتم بالطريقة التي تريدها إذا قمت بتوثيق العملية بأكملها وإنشاء إرشادات للمساعد افتراضي لمتابعتها.

إذا كان يتضمن روتينًا أساسيًا، مثل إدارة جوانب من متجرك، فهناك العديد من الطرق الفعالة لوثائق العملية:

• استخدم Loom لتسجيل شاشتك وكل نقرة تقوم بها أثناء قيامك بذلك بنفسك.
• قم بتصور سير عملك في Miro، بما في ذلك ما يجب فعله أو قوله في سيناريوهات فروعية مختلفة.
• أنشئ مركز موارد صغير أو قائمة تحقق في Notion أو Google Drive.

لا يجعل هذا الأمر من السهل توظيف شخص ما لعملياتك فحسب، بل يجعلك تفكر في كل خطوة تحتاج إلى التواصل بها مع مساعدك الافتراضي.

بالنسبة لخدمة العملاء وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من المهام التي سيتعامل فيها مساعدك الافتراضي مباشرة مع العملاء أو الشركاء أو الموردين، قم بمراجعة الردود السابقة الخاصة بك وإنشاء نصوص أو “ردود معدة مسبقًا” لكل سيناريو. اعتبر الحالات مثل عندما يسأل العميل عن حالة طلبه أو يرغب في استرداد.

تذكر: هدفك من التوظيف هو إنشاء أقل عدد من المهام بالنسبة لك، وليس المزيد.

تقول نيكول مارتنز فيريرا، رائدة أعمال متسلسلة قامت بتشغيل العديد من متاجر Shopify وتعمل مع مساعدين افتراضيين: “يجب أن يتجاوز التدريب مجرد وثيقة بسيطة تقوم بإنشائها بتوجيهات للمتابعة. في كثير من الأحيان، يحتاج مساعدو الافتراضيين إلى كل السياق الذي يمكنك تقديمه ليكونوا ناجحين مع القليل من الإشراف – حتى يتمكنوا من تقديم خدمة لعملائك تؤدي إلى تجربة إيجابية مع علامتك التجارية.”

2. اكتب وصف وظيفي لجذب مساعد افتراضي مناسب

للعثور على المساعد الافتراضي المناسب، ستحتاج إلى كتابة وصف وظيفي يمكن أن يجذب شخصًا لديه المهارات والصفات التي تحتاجها. هذا هو عامل تصفية لإيجاد الشخص المناسب وهو ممارسة مفيدة لتحديد احتياجاتك على الورق.

تأكد من تضمين:

• حجم عملك (على سبيل المثال، عدد الطلبات / تذاكر الدعم التي تتلقاها عادةً)
• الخبرات السابقة التي ستجعلهم ناجحين
• متطلبات اللغة (على سبيل المثال، “إنجليزي ممتاز تحدثًا / كتابةً” إذا كانوا سيتواصلون مع العملاء في الولايات المتحدة)
• قائمة محددة بالمهام التي سيقومون بها بالنسبة لك
• المهارات المطلوبة والتي يمكن أن تكون مفيدة
• الموارد التي ستقدمها (على سبيل المثال، نصوص خدمة العملاء)
• الكلمات الرئيسية ذات الصلة التي قد يبحث عنها المرشحون المحتملون، مثل “إدارة وسائل التواصل الاجتماعي”

من المهم أيضًا أن تأخذ في الاعتبار الأدوات والمنصات التي تستخدمها طوال العملية، حيث أنه من الأسهل بكثير العثور على مساعد افتراضي لديه خبرة في استخدام تطبيقات معينة (مثل Zendesk و Hootsuite و Facebook) من تدريب شخص من البداية.

يمكنك استخدام وصف وظيفي افتراضي لمساعد افتراضي أدناه وتكييفه لتناسب احتياجاتك.

وصف وظيفي لمساعد افتراضي [قالب]

توظيف مساعد افتراضي Shopify لإدارة المتجر ودعم العملاء.

ندير عملًا للملابس يدير أكثر من 200 طلب وأكثر من 20 طلب دعم عملاء في الأسبوع.

نرغب في توظيف مساعد افتراضي لديه مهارات قوية في خدمة العملاء للمساعدة في الرد على التذاكر في Zendesk والرسائل على Facebook. سنقدم نصوصًا وإجابات للأسئلة الشائعة التي نتلقاها. قد يُطلب منك أيضًا تسجيل الدخول إلى متجر Shopify الخاص بنا والبحث عن الطلبات وإجراء تغييرات على الطلبات أو تقديم استردادات.

في الأفضل، ستكون لديك خبرة في التجارة الإلكترونية وZendesk وShopify. يعتبر الخبرة في إدارة وسائل التواصل الاجتماعي أيضًا أمرًا مفيدًا.

الواجبات تشمل:

• مراقبة الرسائل على Facebook والرد على الأسئلة
• الرد على وحل تذاكر الدعم في Zendesk
• حل مشاكل العملاء مثل تغيير طلبهم
• الرد على استفسارات العملاء مثل حالة طلبهم ومدة وصول شحنتهم وما إلى ذلك
• البحث عن الطلبات وتحريرها في Shopify عند الحاجة
• تنظيم التعليقات على منشورات Facebook

الصفات التي ستجعلك ناجحًا:

• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا / كتابةً
• خدمة العملاء المهذبة والرحيمة
• قدرة حل المشكلات
• خبرة في التجارة الإلكترونية
• الاهتمام بصناعة الملابس هو أمر مفيد

مهارات أخرى: Shopify، Zendesk، Facebook، دعم الهاتف، دعم البريد الإلكتروني

3. قم بتوظيف وتدريب مساعدك الافتراضي

على الرغم من أنه يمكنك نشر دور مساعد افتراضي مفتوح على لوحة وظائف تقليدية أو منتدى أو شبكة اجتماعية، فكر في المزايا التي تحصل عليها من استخدام منصة مصممة خصيصًا لتوظيف هذا النوع من المقاولين.

بدلاً من ذلك، ابدأ البحث الخاص بك باستخدام أسواق العمل المستقلة ومقدمي خدمات مساعد افتراضي المذكورين أعلاه.

قم بإجراء مقابلة مع أي مرشحين محتملين عبر Zoom أو Google Hangouts، خاصةً إذا وجدتهم من خلال سوق. ابحث عن مراجع من العملاء السابقين وعلامات أخرى تثبت أدائهم السابق كمساعد افتراضي.

قم بتيسير مساعدك الافتراضي في عملك حتى تتعرف على مجالات تفوقه ويتمكنوا من فهم عملك. يمكن أن تحدث أشياء سيئة إذا وثقت مساعدي الافتراضيين بكثير جدًا في وقت قصير.

تقول فريرا: “أكبر خطأ ارتكبته عند العمل مع مساعد افتراضي لدعم العملاء كان الثقة فيهم لنشر المحتوى على حساباتنا في وسائل التواصل الاجتماعي دون الموافقة. في حالة واحدة، نشروا ميم مسيء لكان سيتم رفضه على الفور لو استمررت في مراقبة كل عملهم. على الرغم من أنك قد ترغب في منح الأشخ
Source: https://www.shopify.com/blog/how-to-hire-virtual-assistant-services